Tryb podstawowy w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych – wariant I, II i III – omówienie

Tryb podstawowy to nowość w Ustawie o Pzp. Trybem zastępującym powszechnie wykorzystywany tryb przetargu nieograniczonego jest Tryb podstawowy, o którym mowa w art. 275 Pzp. Co warto zauważyć, tryb przetargu nieograniczonego został przypisany w nowych przepisach wyłącznie postępowaniom o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.

3 warianty trybu podstawowego w Pzp 2021

Tryb podstawowy zgodnie z regulacją powyżej wskazanego przepisu art. 275 posiada trzy różne warianty, gdzie zamawiający zobowiązany jest sprecyzować dla danego postępowania w jakim wariancie Tryb podstawowy będzie przez niego realizowany.

1. Wariant pierwszy wskazuje na wybór oferty bez prowadzenia negocjacji
2. Wariant drugi z możliwością prowadzenia negocjacji
3. Wariant trzeci wymaga przeprowadzenia negocjacji.

Wariant I – „Wariant trybu podstawowego bez negocjacji” – Nowe Pzp

Zasady i tryby udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej progów unijnych opisane zostały w Dziale III ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, szczególnie w art. 266 Pzp.

W jaki sposób przebiega postępowanie w trybie podstawowym bez prowadzenia negocjacji?

W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu trybu podstawowego w wariancie pierwszym zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych zgodnie z wymogiem art.269 ust.1 Pzp  oraz zamawiający może dodatkowo udostępnić ogłoszenie na swojej stronie internetowej lub w inny sposób.

W dniu publikacji ogłoszenia zamawiający udostępnia także Specyfikację Warunków Zamówienia na stronie prowadzonego postępowania. Zakres informacyjny jaki powinien zostać wskazany w SWZ ujęty został w art. 281 ust.1 Pzp. Po analizie zakresu informacyjnego wskazanego w przepisie należy zauważyć ,że nie odbiega on zasadniczo od dzisiejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Kluczowy jest pkt. 4 SWZ, gdzie zamawiający zobowiązany jest wskazać informację czy przewiduje wybór oferty najkorzystniejszej z możliwością prowadzenia negocjacji.

Po upublicznieniu SWZ

Po upublicznienie SWZ na stronie zamawiającego wykonawcy w przypadku wątpliwości co do treści  tego dokumentu mogą składać wnioski o udzielenie odpowiedzi na pytania,  z tym że zgodnie z art. 284 Pzp zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi niezwłocznie lecz nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert, jeżeli zapytanie wpłynęło do zamawiającego w terminie najpóźniej 4 dniu przed upływem terminu na składanie ofert. Ponadto zamawiający udzielając odpowiedzi zobowiązany jest uwzględnić regulację art. 8 pkt. 4 Pzp, zgodnie z którym termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze.

Termin składania ofert w trybie podstawowym bez negocjacji

Termin składania ofert zgodnie z regulacją art. 283 w postępowaniu o wartości poniżej progów unijnych wynosi min. 7 dni dla postepowań gdzie przedmiotem zamówienia jest dostawa lub usługa lub 14 dni gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Jak złożyć ofertę?

Wykonawca składa ofertę w wyznaczonym terminie poprzez platformę zakupową, która została wskazana  przez zamawiającego w dokumentacji postepowania. Otwarcie ofert nie ma charakteru jawnego i publicznego , w związku z czym zamawiający podaje informację o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia najpóźniej przed otwarciem ofert udostępniając ją na stronie prowadzonego postępowania.

Otwarcie ofert

Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składnia ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert ( art. 222 ust.1 Pzp).

Czego dodatkowo może żądać zamawiający?

Zamawiający może żądać złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych z możliwością lub bez możliwości ich uzupełnienia co powinno zostać wskazane w dokumentacji postepowania.

Składanie oferty drogą elektroniczną

Wykonawcy składają ofertę wraz z oświadczeniem wstępnym, o którym mowa w art. 125 ust.1 Pzp w formie elektronicznej opatrzone odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem bezpiecznym.

Po otwarciu ofert

Po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na stronie prowadzonego postępowania informację z otwarcia zawierająca dane wykonawców takie jak:

• nazwa i adres siedziby
• informacje o cenie ofertowej.

Kolejna czynnością jest badanie ofert w odniesieniu do przesłanek odrzucenia ujętych w katalogu art. 226 Pzp.  oraz sprawdzenie prawidłowości złożenia oświadczenia w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek wykluczeń.

Co w przypadku braku oświadczenia lub błędów?

W przypadku braku tego oświadczenia lub w okoliczności gdy zawiera błędy zamawiający zobowiązany jest wezwać wykonawcę na podstawie art. 128 Pzp do uzupełnienia dokumentu.  W kolejnej czynności zamawiający przygotowuje ranking punktowy wykonawców w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert, wyznaczając wykonawcę który wstępnie uzyskuje status oferty najkorzystniejszej.  Po dokonaniu tej czynności zamawiający wzywa tego wykonawcę do złożenia przedmiotowych dokumentów dowodowych w zakresie spełniania warunków udziału  w postepowaniu i (lub) przesłanek wykluczeń jeżeli zostało to przewidziane w dokumentacji postępowania.

Po uzupełnieniu dokumentów na wniosek

Po uzupełnieniu dokumentów na wniosek, zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert (art. 239 Pzp) informując wykonawców o tym fakcie przesyłając do nić informacje o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz zamieszczają ta informacje także na stronie prowadzonego postępowania.

Informacja o wyborze oferty – co zawiera?

W myśl regulacji art. 253  informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawiera także informację o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. W świetle nowych przepisów zamawiający zobowiązany jest, odmiennie jak zostało to uregulowanie w ustawi z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, zamiesić na stronie internetowej uzasadnienie prawne i faktyczne odrzucenia oferty. Zawarcie umowy możliwe jest w po upływie 5 dni od przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Tryb podstawowy bez negocjacji i przetarg nieograniczony – podobieństwa i różnice

Jak można zauważyć Tryb podstawowy Pzp 2021 co do swojej formuły w zasadzie odzwierciedla przebieg trybu przetargu nieograniczonego z tą zasadniczą różnicą, iż w Trybie podstawowym nie ma możliwości zastosowania procedury odwróconej. Jako ciekaw należy uznać rozwiązanie opisane w art. 308 Pzp, gdzie dla Trybu podstawowego zamawiający może wykorzystać do wyboru oferty najkorzystniejszej  aukcję elektroniczną.  Poniżej schemat graficzny dla Trybu podstawowego Wariant I:

Zobacz, jak działa funkcja Tryb Podstawowy w Asystencie Postępowania

Sprawdź też artykuł: Jak przygotować zamówienie publiczne w trybie podstawowym?

Wariant II trybu podstawowego w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych umożliwia negocjowanie ofert przez Zamawiającego

W trybie podstawowym, o którym mowa w art. 275 Pzp zmawiający może wskazać możliwość negocjowania ofert w celu ich ulepszenia. Potocznie ta koncepcja zwana jest Wariantem II Trybu podstawowego. Informację o możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej poprzedzonej negocjacjami zamawiający przedstawia w treści ogłoszenia o zamówieniu, które publikowane jest w Biuletynie zamówień publicznych. W dniu publikacji ogłoszenia zamawiający także zapewnia nieodpłatny, nieograniczony dostęp do Specyfikacji Warunków Zamówienia zamieszczając jej treść na stronie prowadzonego postępowania. W wariancie drugim jak i w wariancie I terminy składania ofert pozostają takie same, tj. min. 7 dni w postępowaniu, którego przedmiotem jest dostawa lub usługa i min. 14 dni w postępowaniu, którego przedmiotem jest robota budowlana.

Zamawiający wskazuje w dokumentacji postępowania możliwość prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia złożonych ofert. Wymaga to wskazania obszaru jakiego będą dotyczyły negocjacje, które mogą dotyczyć wyłącznie tych elementów treści oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert ( art. 278 Pzp), z tymże negocjacje nie mogą doprowadzić do zmiany treści SWZ.

Przed upływem terminu składania ofert wykonawcy mogą zawrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków zamówienia z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Zamawiający udziela odpowiedzi na wniesione zapytania umieszczając je na stronie prowadzonego postępowania, niezwłocznie lecz nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, gdy zapytania wpłynęły najpóźniej na 4 dni przed upływem terminu składnia ofert.

Jeżeli zamawiający nie udzieli odpowiedzi w powyższym terminie zobowiązany jest do przedłużenia terminu ich składnia odpowiednio o czas niezbędny do należytego przygotowania i złożenia ofert w postępowaniu. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ ( art. 284 Pzp).

Ograniczenie liczby wykonawców

W wariancie II zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, o ile liczba ta jest wystarczająca aby zapewnić konkurencję w liczbie nie mniejszej niż trzech. Wymogiem art. 288 Pzp jest wskazanie w treści ogłoszenia oraz Specyfikacji Warunków Zamówienia, kryteria oceny oferty, które zamierza zamawiający stosować e celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji oraz podaje maksymalna liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji.

Wykonawcy składają oferty w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający zamieszcza informację z otwarcia ofert na stronie prowadzonego postępowania wskazując nazwy i adres wykonawców oraz cenę złożonych ofert.

Po otwarciu ofert dokonuje ich w badania w kontekście przesłanek odrzucenia według art. 226 Pzp oraz dokonuje weryfikacji w zakresie złożonego oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust.1 Pzp w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek wykluczenia. Zamawiający udostępnia oferty wraz załącznikami niezwłocznie po ich otwarciu, nie później jednak niż 3 dniu od dnia ich otwarcia.

Po dokonaniu tej czynności zamawiający może podjąć decyzję o przeprowadzeniu negocjacji lub odstąpić od tej możliwości. Decyzja w tym zakresie jest arbitralna. W przypadku odstąpienia od negocjacji zamawiający prowadzić będzie postępowanie analogicznie tak jak przebiega ono w wariancie I.

Natomiast w przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu negocjacji, zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich lub wybranych wykonawców w zależności od tego czy skorzystał uprzednio z dyspozycji art. 288 Pzp Zamawiający prowadzi z wykonawcami negocjacje wyłącznie w obszarze kryteriów oceny ofert. Oferta wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą ( art. 289 ust.2). Podczas negocjacji ofert zamawiający zapewnia równe traktowanie wykonawców oraz poufność uzyskanych informacji. Negocjacje mogą być prowadzone przy wykorzystaniu środków komunikacji elektrofonicznej lub prowadzone ustnie co reguluje art. 61 ust.2 Pzp Zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy pozostali w postępowaniu o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza do składania ofert ostatecznych (art. 293 Pzp).

Zamawiający zaprasza do złożenia ofert ostatecznych wyznaczając termin nie krótszy niż 5 dni w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi i nie krótszy niż 10 dni w przypadku robót budowlanych. Wykonawcy składają oferty ostateczne podlegające ocenie przez zamawiającego. Na podstawie dokonanej oceny punktowej zaprasza wykonawcę, który uzyskał najwyższą liczbę punktów do złożenia podmiotowych środków dowodowych jeżeli były one wymagane wyznaczając termin nie krótszy niż 5 dni od daty przesłania wniosku. Po złożeniu podmiotowych środków dowodowych zamawiający dokonuje ich weryfikacji i dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej. Powyższe wymaga zamieszczenia informacji na stronie internetowej prowadzonego postępowania oraz przekazania wykonawcom środkami komunikacji elektronicznej. Zmawiający wyznacza termin zawarcia umowy nie krótszy niż 5 dni od dania przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej. Tak więc Tryb podstawowy w wariancie I, jeżeli zamawiający odstąpi od negocjacji, faktycznie staje się realizacyjnie wariantem

Schemat graficzny dla Trybu podstawowego Wariant II:

Zobacz, jak działa funkcja Tryb Podstawowy w Asystencie Postępowania

Wariant III – Nowe Pzp

W trybie podstawowym w wariancie III zamawiający w treści ogłoszenia wskazuje przeprowadzenie negocjacji w celu ich ulepszenia. Odmiennie do wariantu I oraz wariantu II wraz z publikacją ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający udostępnia na stronie prowadzonego postępowania Opis potrzeb i wymagań o którym mowa w art. 282 Pzp

Opis potrzeb i wymagań zawiera:

1. nazwę oraz adres zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej prowadzonego postępowania;
2. adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia;
3. tryb udzielenia zamówienia;
4. informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej;
5. informacje o sposobie komunikowania się zamawiającego z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
6. wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami;
7. opis sposobu przygotowania oferty;
8. sposób oraz termin składania ofert;
9. termin otwarcia ofert;
10. podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1;
11. pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.

Opis potrzeb i wymagań zawiera również:

1. informacje, o których mowa w art. 281 ust. 2 pkt 1–9 i 11–19;
2. określenie przedmiotu zamówienia;
3. opis potrzeb zamawiającego i cechy charakterystyczne dostaw, robót budowlanych lub usług, stanowiące przedmiot zamówienia;
4. minimalne wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, niepodlegające negocjacjom, które muszą spełnić wszystkie oferty;
5. opis kryteriów oceny ofert, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, a jeżeli przypisanie wag nie jest możliwe na etapie wszczęcia postępowania z obiektywnych przyczyn, zamawiający wskazuje kryteria oceny ofert w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego.

Po upublicznieniu Opisu potrzeb i wymagań (OPIW) wykonawcy zgodnie z art. 284 mogą zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści Opisu potrzeb i wymagań. Zamawiający udziela odpowiedzi niezwłocznie, najpóźniej jednak na dwa dni przed upływem terminu składania ofert podlegających negocjacjom, jeżeli wniosek o wyjaśnienie (OPIW) wpłyną do zamawiającego najpóźniej cztery dni przed upływem terminu składania ofert.

Wykonawcy w wyznaczonym terminie składają oferty podlegające negocjacjom poprzez platformę, na której prowadzone jest postępowanie. Jeżeli liczba wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu na podstawie art. 266 ust.1 pkt.1-6 jest mniejsza niż 3, zamawiający może kontynuować postępowanie, zapraszając do negocjacji ofert wykonawców lub unieważnia postępowanie na podstawie art. 256 ust.2 Pzp.

Zamawiający w myśl art. 288 Pzp może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji, o ile liczba ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję. W związku z powyższym zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w OPIW wskazuje kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert oraz podaje maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert.

Zamawiający zaprasza jednocześnie wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu, a jeśli zamawiający ustalił kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, zaproszenie kieruje do tych wykonawców, których oferty spełniały w najwyższym stopniu te kryteria, w liczbie ustalonej przez zamawiającego wskazanej w dokumentacji postępowania. Ofertę wykonawcy niezaproszonego uznaje się za odrzuconą (art. 289 ust.2 Pzp).

Negocjacje mają charakter poufny, zaś zamawiający zobowiązany jest zapewnić równe traktowanie wykonawcom uczestniczącym w negocjacjach. Co do zakresu negocjacji, to zamawiający prowadzi negocjacje do czasu doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków podlegających negocjacjom. Przez warunki zamówienia w myśl art. 7 pkt. 29 Pzp należy rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy pozostali w postępowaniu o zakończeniu negocjacji i zaprasza ich do składnia ofert ostatecznych ( art. 293 Pzp). Termin składania oferty ostatecznych wynosi odpowiednio dla dostaw lub usług min 5 dni zaś dla robót budowlanych min. 10 dni. Od dnia otwarcia ofert ostatecznych zamawiający udostępnia oferty podlegające negocjacjom.

Po otwarciu ofert ostatecznych zamawiający dokonuje ich weryfikacji w odniesieniu do przesłanek odrzucenia oraz dokonuje weryfikacji oświadczeń, o których mowa w art.125 ust.1 Pzp w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek wykluczenia. Po tej czynności dokonuje się oceny punktowej ma podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert. Zamawiający wyznacza termin nie krótszy niż 5 dnia złożenia podmiotowych środków dowodowych wykonawcy posiadającemu wstępnie status oferty najkorzystniejszej. Zawarcie umowy następuje w terminie nie krótszym niż 5 dni jeżeli informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej przesłana została środkami komunikacji elektronicznej.

Poniżej schemat graficzny dla Trybu podstawowego Wariant III:

Zobacz, jak działa funkcja Tryb Podstawowy w Asystencie Postępowania