Polityka prywatności serwisu Asystent Postępowania

I. Postanowienia ogólne

  1. Polityka ma charakter informacyjny, co oznacza, że zawiera przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora w Serwisie Internetowym Asystent Postępowania, w tym podstawy, cele i zakres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą, a także informacje w zakresie stosowania w Serwisie Internetowym plików cookies oraz narzędzi analitycznych.
  2. Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności Serwisu „Asystent Postępowania” (dalej jako: Polityka) przyjmuje się definicje zawarte w Regulaminie udzielania licencji na korzystanie z Serwisu „Asystent Postępowania”, dostępnym na stronie ww. Serwisu.
  3. W celu ułatwienia posługiwania się wybranymi pojęciami w Umowie, poniżej znajduje się wyciąg najważniejszych definicji:
    1. Licencjodawca – Paweł Sendrowski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Centrum Zamówień Publicznych z siedzibą w Poznaniu pod adresem: ul. Grudzieniec 64, 60-601 Poznań, posiadający nr NIP 6112292063, adres e-mail do kontaktu: biuro@postepowania.pl; ewentualna zmiana  formy  prawnej  Licencjodawcy,  jego  firmy,  siedziby, adresu  siedziby, rejestru, miejsca przechowywania dokumentacji, nie stanowi zmiany Regulaminu, ale jest notyfikowana  poprzez ogłoszenie na stronie www. lub innej wskazanej przez Licencjodawcę;
    2. Licencjobiorca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Licencjodawcą umowę o udzielenie licencji na korzystanie z Serwisu „Asystent Postępowania” przez siebie lub podmiot, na rzecz którego Licencjobiorca zawiera umowę o udzielenie licencji;
    3. Serwis – portal internetowy do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego „Asystent Postępowania” (prowadzony na stronie internetowej: www.postepowania.pl) wraz z obsługującym go oprogramowaniem, którego Licencjodawca jest właścicielem oraz administratorem, jak również w stosunku, do którego przysługują mu wszelkie prawa autorskie (osobiste i majątkowe);
    4. Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu Licencjobiorcy, lub podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji, zatrudniona przez Licencjobiorcę lub ww. podmiot bądź współpracująca z Licencjobiorcą lub ww. podmiotem, której Licencjobiorca lub ww. podmiot, w ramach kompetencji do zarządzania udzieloną mu licencją (w zakresie określonym Umową i Regulaminem) – przyznaje prawo do korzystania z Serwisu wyłącznie w jego imieniu i na jego rzecz, tj. na wewnętrzne potrzeby własne Licencjobiorcy lub podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji; każde naruszenie Umowy (w tym Regulaminu) dokonane przez Użytkownika traktowane jest równoznaczne z naruszeniem dokonanym przez Licencjobiorcę lub podmiot na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji ze wszystkimi skutkami stąd wynikającymi;
    5. Konto – dostępna dla Użytkownika po prawidłowym zalogowaniu się część Serwisu pozwalająca na gromadzenie i modyfikację jego danych osobowych oraz innych danych gromadzonych w związku z rejestracją i korzystaniem z Serwisu, a także zawierająca informacje o rodzaju Konta oraz terminie jego ważności.
  4. Dane osobowe w Serwisie przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – (dalej jako: RODO).
  5. Licencjodawca jest Administratorem danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie przez Użytkowników podczas zakładania Konta, używania Konta lub korzystania z różnego rodzaju akcji marketingowych, które mogą być prowadzone przez Licencjodawcę (np. konkursy, newslettery itp.).
  6. Dane podawane przez Użytkowników w celu korzystania z usług są używane w procesie ich uruchamiania i świadczenia. Obejmuje to w szczególności następujące działania:
    1. wystawianie faktur;
    2. uruchomienie usług;
    3. przetwarzanie i przechowywanie dokumentów finansowych w oparciu o przepisy szczególne: podatkowe, finansowo-księgowe, itp.;
    4. informowanie o terminach wygasania usług i możliwości ich przedłużania;
    5. informowanie o planowanych pracach technicznych i zmianach konfiguracyjnych;
    6. informowanie o zmianach w Regulaminach;
    7. realizację obsługi technicznej, w tym odpowiedzi na pytania Użytkowników;
    8. wyjaśnienia w zakresie rozliczeń;
    9. bezpośredni kontakt handlowy, jedynie za zgodą Użytkownika;
    10. przesyłanie informacji marketingowych, jedynie za zgodą Użytkownika (szczegółowe zasady, zakres zgody wraz z powołaniem odpowiednich przepisów znajdują się wówczas w miejscu wyrażania zgody).
  7. Licencjodawca może być także procesorem danych osobowych w odniesieniu do danych, których administratorami są Licencjobiorcy lub podmioty na rzecz których Licencjobiorcy zawarli umowę o udzielnie licencji i które zostały mu powierzone poprzez zawarcie odpowiedniej umowy o powierzenie danych. Szczegółowe zasady określa wówczas ta umowa. Polityka nie dotyczy wykorzystania tego rodzaju danych. W odniesieniu do nich Licencjodawca nie jest administratorem.
  8. Polityka nie obejmuje jakichkolwiek informacji dotyczących usług, towarów lub stron internetowych należących do innych podmiotów niż do Licencjodawcy.
  9. Korzystanie z Serwisu, w tym zawieranie umów, jest dobrowolne. Podobnie związane z tym podanie danych osobowych przez korzystającego z Serwisu Użytkownika jest dobrowolne, z zastrzeżeniem dwóch wyjątków:
    1. zawieranie umów z Licencjodawcą – niepodanie w przypadkach i w zakresie wskazanym na stronie Serwisu i Polityce prywatności danych osobowych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy o udzielenie licencji na korzystanie z Serwisu skutkuje brakiem możliwości zawarcia tejże umowy; podanie danych osobowych jest w takim wypadku wymogiem umownym i jeżeli osoba, której dane dotyczą chce zawrzeć daną umowę z Licencjodawcą, to jest zobowiązana do podania wymaganych danych;
    2. obowiązki ustawowe Licencjodawcy – podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa nakładających na Administratora obowiązek przetwarzania danych osobowych (np. przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych) i brak ich podania uniemożliwi Licencjodawcy wykonanie tychże obowiązków.
  10. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o Użytkownikach i ich zachowaniach w następujący sposób:
    1. poprzez dobrowolnie podane w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Licencjodawcy;
    2. poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookies (tzw. „ciasteczka”);
    3. poprzez zapisywanie technicznych logów na poziomie serwera www, poczty oraz aplikacji Licencjodawcy.

II. Cel, podstawa, okres i zakres przetwarzania danych osobowych

  1. Cel, podstawa, okres i zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora każdorazowo wynika z działań podejmowanych przez danego Użytkownika w Serwisie.
  2. Dane osobowe w Serwisie mogą być przetwarzane przez Administratora w następujący sposób:
Cel przetwarzania danych Podstawa prawna przetwarzania i okres przechowywania danych Zakres przetwarzanych danych
Wykonanie umowy o świadczenie Usługi lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (dot. danych Licencjobiorcy, podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji i Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia w inny sposób zawartej umowy. Imiona i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu kontaktowego, adres stałego zamieszkania lub zwykłego pobytu (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy, miejscowość, kraj), adres korespondencyjny, nr PESEL. W wypadku Licencjobiorców niebędących konsumentami Administrator może przetwarzać dodatkowo: nazwę i formę prowadzonej działalności, adres prowadzenia działalności/siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP lub odpowiednik) Licencjobiorcy.
Marketing bezpośredni (dot. danych Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora). Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej  przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. Administrator nie może przetwarzać danych w celu marketingu bezpośredniego w przypadku wyrażenia skutecznego sprzeciwu w tym zakresie przez osobę, której dane dotyczą. Imię, adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu kontaktowego.
Marketing usług i produktów Administratora (dot. danych Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Dane przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą na dalsze przetwarzanie jej danych w tym celu. Imię, adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu kontaktowego.
Marketing usług i produktów partnerów Administratora (dot. danych Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Dane przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą na dalsze przetwarzanie jej danych w tym celu. Imię, adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu kontaktowego.
Prowadzenie ksiąg  rachunkowych (dot. danych Licencjobiorcy, podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji i Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa nakazującymi Administratorowi  przechowywanie ksiąg rachunkowych. Imię i nazwisko, adres zamieszkania/prowadzenia działalności/siedziby, nazwa firmy oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP lub odpowiednik) Licencjobiorcy lub podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora (dot. danych Licencjobiorcy, podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji i Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej  przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. Imiona i nazwisko, identyfikator klienta (login), adres poczty elektronicznej, numer telefonu kontaktowego, adres stałego zamieszkania lub zwykłego pobytu (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy, miejscowość, kraj), adres korespondencyjny, nr PESEL. W wypadku Licencjobiorców lub podmiotów na rzecz których Licencjobiorcy zawarli umowy o udzielenie licencji, niebędących konsumentami, Administrator może przetwarzać dodatkowo: nazwę i formę prowadzonej działalności, adres prowadzenia działalności/siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP lub odpowiednik) Licencjobiorcy.
Wykonywanie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa, zapewnienie zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych w przypadku incydentu technicznego lub fizycznego oraz do ciągłego zapewnienia poufności, integralności dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania (dot. danych Licencjobiorcy, podmiotu na rzecz którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji i Użytkowników) Artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 32 ust 1 lit. b i c RODO. Dane są przechowywane przez okres zgodny z wewnętrznym harmonogramem wykonywania kopii zapasowych przez Administratora. Wszystkie dane przekazane przez Licencjobiorcę lub podmiot na rzecz, którego Licencjobiorca zawarł umowę o udzielenie licencji, niezbędne do wykonania i przechowywania kopii zapasowej danych.

III. Prawa osoby w zakresie jej danych osobowych

  1. Prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania oraz ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także ma prawo do przenoszenia swoich danych. Szczegółowe warunki wykonywania wskazanych wyżej praw wskazane są w art. 15-21 RODO.
  2. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – osoba, której dane przetwarzane są przez Administratora na podstawie wyrażonej zgody (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  3. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – osoba, której dane przetwarzane są przez Administratora, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposób i trybie określonym w przepisach RODO oraz prawa polskiego, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  4. Prawo do sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw (z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją) wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e oraz f RODO, tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi w takim przypadku nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Prawo do sprzeciwu dot. marketingu bezpośredniego – jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
  6. W celu realizacji uprawnień, o których mowa w ust. 1-5 można kontaktować się z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany w pkt II. Polityki lub korzystając z formularza kontaktowego dostępnego na stronie Serwisu Internetowego. Podczas kontaktu na odległość, Administrator może żądać podania danych osobowych w celu weryfikacji tożsamości.

IV. Profilowanie

  1. Administrator nie korzysta w Serwisie Internetowym z profilowania.

V. Odbiorcy danych

  1. Administrator przekazuje dane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne dla realizacji danego celu przetwarzania danych osobowych i tylko w zakresie niezbędnym do jego zrealizowania.
  2. Dane mogą być ujawniane podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, oraz podmiotom działającym na zlecenie Administratora lub wykonującym na rzecz Administratora usługi, w szczególności:
    1. przedsiębiorcom świadczącym obsługę księgową;
    2. podwykonawcom i serwisantom;
    3. przedsiębiorcom pocztowym oraz firmom kurierskim;
    4. organom, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa pozostają uprawnione do żądania ich wydania, w tym w szczególności sądom, prokuraturom, Policji, administracji podatkowej i celnej;
    5. innym podmiotom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa.

Przekazywanie danych do państw trzecich

  1. Dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
  2. W przypadku określonym w ust. 1 dane osobowe są przekazywane niezależnie od tego, czy w stosunku do danego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony danych lub czy zostały zapewnione inne zabezpieczenia określone w art. 46 lub 47 RODO. Dane osobowe zostaną przekazane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla wykonania zamówionej usługi.
  3. Ujęcie i opisanie w Polityce wszystkich możliwych sytuacji przekazania danych osobowych poza EOG w związku z zamawianiem usług oferowanych przez Administratora jest niemożliwe w niniejszym dokumencie, szczegółowe informacje można uzyskać:
    1. o państwach, względem których Komisja Europejska wydała decyzje o stwierdzeniu odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych dostępne są na stronie internetowej Komisji: https://www.ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en;
    2. o przekazywaniu danych poza EOG w związku ze świadczeniem poszczególnych usług poprzez kontakt z Administratorem.

VII. Pliki cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies (tzw. „ciasteczka”). Są to dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu Internetowego.
  2. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Licencjodawca.
  3. Dane zawarte w plikach cookies mogą być przetwarzane w następujących celach:
    1. realizacji podstawowych funkcjonalności Serwisu takich jak identyfikacja Użytkowników jako zalogowanych i utrzymywania sesji logowania, przechowywanie dynamicznych danych, np. statystyk, podsumowań;
    2. dostosowywania zawartości Serwisu do indywidualnych preferencji Użytkowników;
    3. zapamiętywania lokalizacji IP, strefy czasowej;
    4. prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania z Serwisu;
    5. zapamiętywania zamawianych usług w koszyku, polecania usług powiązanych z usługami zamawianymi, a także prawidłowego funkcjonowanie Serwisu;
    6. personalizacji i publikacji treści reklamowych zamieszczanych w Serwisie, zgodnych z zainteresowaniami Użytkowników;
    7. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
    8. zachowania informacji o poleceniach usług na potrzeby programu poleceń.
  4. Przeglądarki internetowe dostępne na rynku domyślnie w większości akceptują zapisywanie plików cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików cookies, w tym ostatnim wypadku może to jednak mieć wpływ na niektóre funkcjonalności Serwisu.
  5. Ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies są istotne z punktu widzenia zgody na korzystanie z plików cookies przez Serwis, zgodnie z przepisami taka zgoda może być również wyrażona poprzez ustawienia przeglądarki internetowej.
  6. Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej oraz na poniższych stronach:
    1. w przeglądarce Chrome;
    2. w przeglądarce Firefox;
    3. w przeglądarce Internet Explorer;
    4. w przeglądarce Opera;
    5. w przeglądarce Safari;
    6. w przeglądarce Microsoft Edge.
  1. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu mogą być również wykorzystywane przez współpracujące z Licencjodawcą podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google, Facebook i Twitter.
  2. Licencjodawca korzysta z usługi Google Analytics w celu analizy ruchu na stronie.
  3. W zakresie informacji o preferencjach Użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google, Umoże przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/