Jak ustalać kryteria oceny ofert w nowym prawie zamówień publicznych? Pzp 2021

Nie ulega wątpliwości, że obowiązkiem każdego zamawiającego jest opisanie kryteriów oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Jak stanowi art. 240 ust. 2 ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.), określane jako Nowe Pzp, w tym artykule – dalej jako „Pzp” kryteria oceny ofert i ich opis nie mogą pozostawiać zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty oraz umożliwiają weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach.

Kryteria oceny ofert muszą być także związane z przedmiotem zamówienia. A jak wyjaśnia ustawodawca w art. 241 ust. 2 Pzp związek kryteriów oceny ofert z przedmiotem zamówienia istnieje wówczas, gdy kryteria te dotyczą robót budowlanych, dostaw lub usług, będących przedmiotem zamówienia w dowolnych aspektach oraz w odniesieniu do dowolnych etapów ich cyklu życia, w tym do elementów składających się na proces produkcji, dostarczania lub wprowadzania na rynek, nawet jeżeli elementy te nie są istotną cechą przedmiotu zamówienia.

Co sprawia trudność zamawiającym w zakresie kryteriów oceny ofert?

O ile zapoznanie się z nowymi regulacjami w zakresie kryteriów oceny ofert może nastręczać pewnych trudności, to zasadny jest wniosek, że niezmiennie dla zamawiających największą trudnością jest odpowiedni dobór pozacenowych kryteriów oceny ofert, adekwatnych do przedmiotu zamówienia i oczekiwań zamawiającego.

Ciekawego materiału analitycznego dotyczącego kryteriów oceny ofert dostarcza nam świeżo udostępniony dokument Urzędu Zamówień Publicznych – „Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2020 r.” („Sprawozdanie”).

Jak wynika ze Sprawozdania zamawiający udzielając zamówień w 2020 r., ofertę najkorzystniejszą zwykle wybierali w oparciu o kryterium ceny i inne dodatkowe kryteria. W przypadku postępowań o wartościach poniżej progów unijnych taka sytuacja dotyczyła 86% zamówień, a w postępowaniach o wartościach powyżej progów unijnych – 72% zamówień.

W 2020 r. utrzymał się trend dokonywania oceny oferty w oparciu o dwa kryteria (cenę i jedno kryterium pozacenowe).

Kryterium związane z warunkami gwarancji bądź rękojmi, było najbardziej popularne (54% postępowań) w zamówieniach o mniejszej wartości. W przypadku zamówień o wartościach powyżej progów unijnych najczęściej stosowanym pozacenowym kryterium oceny
oferty był termin realizacji zamówienia (czas dostawy) – 38% postępowań.

(Sprawdź też artykuł „Jak ustalić termin składania ofert”)

Rzadziej niestety, korzystano także z kryteriów odnoszących się do jakości, funkcjonalności czy parametrów technicznych przedmiotu zamówienia. W przypadku postępowań o wartościach poniżej progów unijnych kryteria te zastosowano w 10% zamówień, a w postępowaniach o wartościach powyżej progów unijnych – w 18%.

Powyższe dane pokazują, że co prawda coraz więcej zamawiających odważniej dobiera pozacenowe kryteria oceny ofert (inne niż termin wykonania zamówienia, czy gwarancja jakości), jednak ciągle większość zamawiających decyduje się na sprawdzone i bezpieczne kryteria, które niekoniecznie pomagają zamawiającym w wyborze optymalnych dla siebie rozwiązań.

Przykłady kryteriów pozacenowych

Jak stanowi art. 242 ust. 1 Pzp najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana na podstawie:

• kryteriów jakościowych oraz ceny lub kosztu;
• ceny lub kosztu.

Z kolei w art. 242 ust. 2 Pzp ustawodawca wskazuje, iż kryteriami jakościowymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do:

1. jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
2. aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 Pzp;
3. aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
4. aspektów innowacyjnych;
5. organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
6. serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Nie ulega przy tym wątpliwości, że zamawiający mają daleko posuniętą swobodę w zakresie określania zarówno pozacenowych kryteriów oceny ofert oraz ich wag, a takie podejście jest od lat akceptowane na gruncie wspólnotowego prawa zamówień publicznych.

Przykładowo, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z dnia 4 grudnia 2003 r. (C-448-01) orzekł, iż „instytucja zamawiająca dysponuje nie tylko swobodą określania kryteriów oceny ofert, lecz również swobodą określania ich znaczenia, pod warunkiem że wagi przypisane poszczególnym kryteriom służą wyborowi oferty najkorzystniejszej w świetle przyjętych kryteriów”.

Z kolei w wyroku z dnia 17 września 2002 r. (C-513/99) Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazał, że nie wszystkie kryteria służące do wyboru oferty najkorzystniejszej muszą mieć charakter czysto ekonomiczny.

Podobnie wypowiedziała się KIO w wyroku z dnia 8 maja 2013 r. (KIO 915/13, LEX nr 1324507), w którym to orzekła, że obowiązek opisania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów oceny ofert innych niż cena (np. jakościowych) nie oznacza jego uszczegółowienia z dokładnością co do każdego elementu, a wystarczające jest, że zostanie określona skala pomiaru oraz taki opis kryterium, który nie będzie pozostawiał wątpliwości interpretacyjnych, co się pod nim kryje, w szczególności, jakie cechy oferowanego wyrobu będą uznane za pożądane, wysoko ocenione, jakie zaś będą decydowały o

Warto też pamiętać, że z kryterium jakościowym immanentnie związany jest pewien margines subiektywizmu i dowolności po stronie oceniających oferty – istotne jest, aby element swobodnej oceny członków komisji mieścił się w przyjętych wcześniej ramach opisu tego kryterium oceny ofert (KIO 1825/14).

Biorąc pod uwagę powyższe, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia, warto zastanowić się nad właściwym doborem kryteriów jakościowych. Jako przykłady takich kryteriów można wskazać:

• sporządzenie opinii prawnej;
• założenia projektu graficznego systemu informatycznego;
• czas reakcji na usunięcie zgłoszonych nieprawidłowości;
• sprawdzian kompetencji;
• test sprawnościowy;
• dostępność personelu kluczowego;
• termin realizacji reklamacji;
• organizacja wykonania robót budowlanych;
• dostępność kierownika budowy.

Na zakończenie chciałbym wspomnieć, że w ramach programu Asystent Postępowania wprowadziliśmy innowacyjne narzędzie ustalania kryteriów oceny ofert – dzięki zastosowanemu wzorowi do specyfikacji warunków zamówienia można wprowadzić niemal każde kryterium, które ma wymierny charakter, a zatem jest kryterium bezpiecznym z punktu widzenia ewentualnych kontroli (szczególnie w zakresie postępowań finansowych ze środków unijnych):

Sprawdź też artykuły:

Jak ustalić warunki udziału?

Jak ustalić termin składania ofert?