Jak ustalić termin składania ofert w Postępowaniu? Pzp 2021

Paweł Sendrowski 7 września 2021

Jak prawidłowo ustalić termin składania ofert i jakie pułapki czekają na zamawiającego w Pzp 2021?

Pomimo tego, że nowe prawo zamówień publicznych obowiązuje już od kilku miesięcy, wielu zamawiających nie ukrywa, że ciągle ma problem ze stosowaniem tych przepisów. Ustawa z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „Pzp” to wciąż „plac budowy” dla zamawiających i wykonawców, wiele kontrowersji i wątpliwości oraz cały szereg kwestii wymagających wyjaśnienia, bądź jednoznacznego stanowiska doktryny.

Jednym z problemów nowego prawa zamówień publicznych jest kwestia prawidłowego ustalenia terminu składania ofert.

Termin składania ofert a wizja lokalna

Z pewnością każdy zamawiający bezwzględnie musi pamiętać o obowiązku wynikającym z art. 131 ust. 1 Pzp, zgodnie z którym zamawiający wyznacza terminy składania ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia, z tym że terminy te nie mogą być krótsze niż ustawowe terminy minimalne. To oznacza, że zamawiający de facto w każdym przypadku musi dokonać oceny, czy planowane postępowanie nie odbiega pod względem złożoności, czy stopnia skomplikowania od typowych postępowań, co sugerowałoby wydłużenie terminu składania ofert ponad termin minimalny.

(Sprawdź też artykuł: Jak ustalić kryterium oceny ofert)

Z kolei jak stanowi art. 131 ust. 2 Pzp w przypadku gdy zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego – wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych.

Czyli zawsze, jeżeli zamawiający planuje wprowadzić obowiązek złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej przez wykonawców lub sprawdzeniu dokumentów na miejscu u zamawiającego albo jeżeli przewiduje wyłącznie możliwość odbycia wizji lokalnej (lub sprawdzenia dokumentów) przez zainteresowanych wykonawców, musi wyznaczać terminy składania ofert dłuższe od minimalnych.

Ustalenie terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym

Inną kwestią mogącą nastręczać trudności jest wyznaczanie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego (czyli dla postępowań o wartości równej lub wyższej niż tzw. progi unijne). W trybie przetargu nieograniczonego ustalenie terminu składania ofert jest czynnością skomplikowaną, zależną od wielu czynników i okoliczności. Zasada wyrażona w art. 138 ust. 1 Pzp, zgodnie z którą termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, może ulec licznym modyfikacjom.

Od czego zależy termin składania ofert? Ustalenie terminu zależy m.in. od tego czy:

opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne,
zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Termin składania ofert w przetargu nieograniczonym może wynosić od 15 do 40 dni. Art. 138 Pzp wskazuje na wszystkie okoliczności, które wpływają na długość tego terminu. Skrócenie tego terminu (np. do 15 dni) możliwe jest przy spełnianiu jednej przesłanki (np. w zakresie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia), ale ze względu na inne przesłanki może zostać wydłużony.

Pracując nad programem Asystent Postępowania, wraz z zespołem staraliśmy się uchwycić jak najwięcej takich właśnie „pułapek”, w tym w zakresie ustalania terminu składania ofert. Asystent Postępowania zwraca uwagę m.in. na powyżej wskazane wymagania dotyczące warunków odbycia wizji lokalnej, pilnując aby zamawiający zawsze wyznaczył odpowiedni termin oraz proponując stosowane postanowienia w zakresie warunków odbycia wizji lokalnej. Ponadto, Asystent Postępowania, na podstawie pytań zadawanych użytkownikowi (w przypadku ustalania terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym) samodzielnie ustala terminu składania ofert:

Paweł Sendrowski

Radca prawny, wspólnik zarządzający w Wielkopolskiej Grupie Prawniczej Maźwa, Sendrowski i Wspólnicy sp. k.

Specjalizuje się w kilku powiązanych ze sobą dziedzinach prawa: zamówieniach publicznych, dyscyplinie finansów publicznych oraz w zakresie prawidłowego wydatkowania środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Zamówieniami publicznymi zawodowo zajmuje się od 2006 roku. Jest autorem komentarzy „Zamówienia tego samego rodzaju. Prawidłowe szacowanie wartości zamówienia” oraz „Procedury wydatkowania środków unijnych w perspektywie finansowej na lata 2014 – 2020” Komentuje zagadnienia związane z zamówieniami publicznymi m.in. dla Wolters Kluwer S.A.

Z ramienia Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego prowadzi kontrolę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, finansowanych ze środków zewnętrznych, w tym środków z Unii Europejskiej. W kręgu jego zainteresowań są również zamówienia udzielane przez podmioty działające w ramach Organizacji Narodów Zjednoczonych.

Pracę nad programem do obsługi zamówień publicznych zaczął już w 2013 r., tworząc program E-Publiczny Doradca (program Asystent Postępowania jest jego kontynuacją).

Prowadzi również szkolenia dotyczące prawa zamówień publicznych, udzielania zamówień podprogowych oraz zasady konkurencyjności, m.in. dla Wolters Kluwer S.A., Wielkopolskiego Ośrodka Kształcenia i Studiów Samorządowych, czy Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. Jest współautorem bloga poświęconego tematyce prawa zamówień publicznych oraz tematyce wydatkowania środków unijnych (www.postepowania.pl lub www.pzp.wgpr.pl).