Zasada konkurencyjności w Nowej perspektywie finansowej 2021-2027.
Na co zwrócić uwagę prowadząc postępowanie

Artykuł

Na co zwrócić uwagę, prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia w ramach zasady konkurencyjności w Nowej perspektywie finansowej 2021-2027?

Beneficjenci realizujący projekty unijne wiedzą, że Wytyczne w zakresie kwalifikowalności nie dają wielu odpowiedzi co do tego, jak stosować zasadę konkurencyjności i jak prawidłowo przygotować zapytanie ofertowe. To z kolei zwiększa ryzyko popełnienia błędu w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co oznaczać może wymierzenie korekty finansowej.

Obserwacja dotychczas prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia w ramach zasady konkurencyjności wskazuje na kilka kluczowych elementów związanych z przygotowaniem dokumentów zamówienia, o których każdy beneficjent powinien pamiętać:

CHECK LISTA
– 12 punktów, o których powinieneś pamiętać przygotowując postępowanie w ramach zasady konkurencyjności

1) zasady ustalania wartości zamówienia a zasada konkurencyjności

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych, jak również w ramach zasady konkurencyjności wartość zamówienia obejmuje wartość zamówień uzupełniających / dodatkowych dostaw oraz wartość opcji.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Asystent Postępowania sumuje automatycznie te wartości, a następnie w ramach tak ustalonej wartości zamówienia weryfikuje, w jakim trybie prowadzone będzie postępowanie (tryb podstawowy albo przetarg nieograniczony). W takim sam sposób program ustala wysokość wadium.

2) określenie kryteriów oceny równoważności a zasada konkurencyjności

W ramach zasady konkurencyjności, jeżeli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, wówczas może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, pod warunkiem jednak, że wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Dodatkowo zamawiający zobowiązany jest w takim przypadku wskazać w opisie przedmiotu zamówienia kryteria stosowane w celu oceny równoważności.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Sporządzając opis przedmiotu zamówienia w Asystencie Postępowania, program podpowiada użytkownikom o obowiązku określenia kryteriów równoważności:

3) ustalanie warunków udziału w postępowaniu a zasada konkurencyjności

Prawidłowe określenie warunków udziału w postępowaniu jest jedną z najważniejszych czynności beneficjenta przygotowującego zapytanie ofertowe. Precyzując bowiem warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny i adekwatny do rodzaju i wartości zamówienia, beneficjent umożliwia złożenie oferty wyłącznie przez odpowiednio doświadczonych i rzetelnych wykonawców.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków niestety nie precyzują, w jakim zakresie beneficjent może sformułować warunki w postępowaniu oraz jakich dokumentów żądać od wykonawców.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Wykorzystując swoją dotychczasową wiedzę i doświadczenie, zespół prawników Asystenta Postępowania zaproponował katalog możliwych do określenia warunków udziałów w postępowaniu, proponując konkretne opisy tych warunków, jak również przygotowując wzory wykazów i oświadczeń dostosowanych do tych warunków:

4) określenie w treści zapytania ofertowego okoliczności uzasadniających odrzucenie oferty wykonawcy

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków nie precyzują, w jakich okolicznościach beneficjent może odrzucić ofertę wykonawcy. Natomiast prawidłowe określenie przesłanek odrzucenia jest jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta i wpływa na jego prawidłowość. Brak bowiem precyzyjnego określenia przesłanek odrzucenia oferty oznaczać może uniemożliwić dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej, co naraża beneficjenta na ryzyko korekty finansowej.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Wykorzystując swoją dotychczasową wiedzę i doświadczenie, zespół prawników Asystenta Postępowania zaproponował katalog okoliczności (które użytkownik może wybrać, przygotowując zapytanie ofertowe) uzasadniających odrzucenie wykonawcy:

5) prawidłowe ustalenie wysokości wadium w postępowaniu w ramach zasady konkurencyjności

Wytyczne nie określają po pierwsze, czy wniesienie wadium w Pzp jest dozwolone, a po drugie w jakiej wysokości dopuszczalne jest wadium.

Obserwując, w jaki sposób wygląda udzielanie zamówień w ramach zasady konkurencyjności, można stwierdzić, że wymaganie od wykonawców w postępowaniu wadium jest akceptowalne przez instytucje pośredniczące / zarządzające. Problemy jednak pojawiają się w zakresie żądanej wysokości wadium.

Wielu bowiem beneficjentów (nawet tych którzy regularnie realizują projekty) żąda wadium na poziomie 10% lub 15 % wartości zamówienia (zdarzają się przypadki, gdzie to wadium ma jeszcze większą wysokość). Taki poziom wadium może oznaczać dla beneficjenta wymierzenie korekty za ograniczenie dostępu do danego zamówienia. O ile samo żądanie wadium należy uznać za uprawnienie beneficjenta, to jednak praktyka stosowania zasady konkurencyjności pokazuje, że instytucje pośredniczące / zarządzające wymagają, aby wysokość wadium nie przekraczała wysokości przyjętej dla prawa zamówień publicznych.

Natomiast zgodnie z art. 97 ustawy prawo zamówień publicznych w przypadku przetargu nieograniczonego (a zatem dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne) zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. W przypadku trybu podstawowego (czyli dla zamówień o wartości poniżej tzw. progów unijnych) wysokość wadium nie może być większa niż 1,5 % wartości zamówienia.

Dlatego też z punktu widzenia bezpieczeństwa danego beneficjenta, aby nie narazić się na ewentualne zarzuty lub korekty ze strony instytucji pośredniczącej lub zarządzającej, należałoby wysokość wadium dostosować do wartości zamówienia oraz oprzeć się w tym zakresie na przepisach prawa zamówień publicznych.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Przygotowując zapytanie w ramach Asystenta Postępowania, program w kroku „Wymagania dotyczące wadium” samodzielnie oblicza (na podstawie danych dotyczących wartości zamówienia) wysokość wadium, sugerując konkretną (bezpieczną z punktu widzenia prawidłowości postępowania) kwotę:

6) wprowadzenie do zapytania ofertowego postanowień w zakresie rażąco niskiej ceny

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wśród obowiązkowych elementów zapytania ofertowego, inaczej niż prawo zamówień publicznych, w perspektywie 2014-2020 nie przewidywały postanowień dotyczących rażąco niskiej ceny. Jednakże w nowej perspektywie 2021-2027 prawodawca wprowadził odpowiednie postanowienia do Nowych Wytycznych, zauważając potrzebę badania wystąpienia rażąco niskiej ceny Taki stan rzeczy powoduje, że beneficjenci co do zasady powinni wprowadzić do postępowań w ramach zasady konkurencyjności postanowienia, które regulowałby sytuację złożenia przez wykonawcę oferty z ceną rażąco niską lub niewiarygodną.

Nie ulega bowiem wątpliwości, że postanowienia dotyczące rażąco niskiej ceny, wytyczne w jaki sposób postępować w przypadku złożenia oferty z taką właśnie ceną, stanowią zabezpieczenie dla beneficjenta i gwarancję wyboru oferty wykonawcy, który jest w stanie prawidłowo zrealizować przedmiot zamówienia.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Przygotowując zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, użytkownicy otrzymują w całości gotowe postanowienia dotyczące rażąco niskiej ceny:

7) prawidłowe ustalenie terminu składania ofert

W ramach zasady konkurencyjności Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wprowadzają minimalne terminy na składanie ofert w postępowaniach, uzależniając je od rodzaju zamówienia oraz jego wartości (m.in. należy pamiętać, że w przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne termin składania ofert wynosi co najmniej 30 dni).

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Asystent Postępowania czuwa nad tym, aby ustalony przez użytkownika termin składania ofert był zgodny z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności, dostosowując termin do rodzaju i wartości zamówienia:

8) określanie okoliczności zmiany umowy o udzielenie zamówienia

Zgodnie z nowymi Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków (sekcja 3.2.4 Umowa w sprawie zamówienia) nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian. W związku z tym beneficjent, tworząc zapytanie ofertowe, powinien przewidzieć jak najwięcej sytuacji, w których możliwa będzie zmiana umowy o udzielenie zamówienia.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Tworząc zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, otrzymujecie Państwo podpowiedzi (oraz gotowe postanowienia) w zakresie możliwej zmiany umowy:

9) wskazanie w dokumentach zamówienia postanowień odnoszących się do „siły wyższej”

Jeszcze półtora roku temu w kontekście siły wyższej mówiło się głównie o utrudnieniach i ograniczeniach w funkcjonowaniu społecznym i gospodarczym w związku z pandemią COVID-19. Aktualnie pomimo faktu, iż wojna w Ukrainie trwa od lutego 2022 roku wciąż wpływa ona na sytuację geopolityczną, w tym również funkcjonowanie rynku zamówień publicznych.

Konieczna jest zatem weryfikacja, w jaki sposób wystąpienie zdarzenia niosącego znamiona „siły wyższej”, czy to związane z COVID-19 (co zdarza się już coraz rzadziej) czy konfliktem zbrojnym, wpływa na realizację umów o udzielenie zamówienia publicznego. Dlatego też, beneficjenci już na etapie przygotowywania postępowań o udzielenie zamówienia powinni zastanowić się nad tym, jakie postanowienia wprowadzić do istotnych dla stron postanowień, ogólnych warunków umowy czy wzoru umowy w zakresie występowania „siły wyższej”.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Tworząc zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, otrzymujecie Państwo podpowiedzi (oraz gotowe postanowienia) w zakresie uregulowań dotyczących występowania „siły wyższej”:

10) forma prowadzenia komunikacji przy postępowaniu na zasadzie konkurencyjności

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności komunikacja w postępowaniu, a tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się przez Bazę Konkurencyjności.

Oznacza to, iż jedynym sposobem ważnego złożenia oferty w perspektywie 2021-2027 jest Baza Konkurencyjności, a nie jak dotychczas wiadomość e-mail, doręczenie oferty przez kuriera czy też osobiste doręczenie do siedziby zamawiającego.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Kompletną dokumentację postępowania gotową do zamieszczenia w Bazie beneficjenci mogą przygotować korzystając z Asystenta Postępowania.

11) termin na zadawanie pytań przez potencjalnych wykonawców a zasada konkurencyjności

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków wśród obowiązkowych elementów zapytania ofertowego, inaczej niż prawo zamówień publicznych, nie przewidują postanowień dotyczących terminu na składanie wniosków o zmianę dokumentów zamówienia oraz obowiązku udzielenia odpowiedzi na takie wnioski.

Z pewnością jednak w każdym postępowaniu określenie takich terminów (na składanie pytań oraz udzielanie odpowiedzi) zwiększa przejrzystość postępowania.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Asystent Postępowania, w każdym postępowaniu prowadzonym w ramach zasady konkurencyjności, podpowiada beneficjentom, aby wprowadzili tego typu postanowienia do zapytania ofertowego:

12) oświadczenie o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania

Nowe Wytyczne rozszerzają zakres tzw. konfliktu interesów, który może zakłócić proces udzielenia zamówienia w ramach zasady konkurencyjności.

Ważne jest zatem, aby posługiwać się prawidłowym oświadczeniem, który będzie uwzględniał pełen zakres pojęcia konfliktu interesów, a w ramach niego powiązań osobowych i kapitałowych oraz innych powiązań mogących wpłynąć za postępowanie.

Jak to rozwiązaliśmy w Asystencie Postępowania?

Asystent Postępowania wygeneruje w oparciu o wprowadzone dane gotowe oświadczenia o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania.