Zasada konkurencyjności – pytania i odpowiedzi

Zapraszamy do zapoznania się z odpowiedziami na cztery pytania zadane podczas webinarium o przygotowaniu zapytania ofertowego w ramach zasady konkurencyjności w Nowej perspektywie finansowej 2021-2027:

1. Od jakiej kwoty zamówienia podpisanie umowy z wykonawcą jest obligatoryjne? W nowych Wytycznych brak konkretnych zapisów.

Odpowiedź:

Zgodnie z nowymi Wytycznymi umowę zawiera się w wyniku przeprowadzenia postępowania na zasadzie konkurencyjności. Zgodnie z treścią pkt 1 sekcji 3.2.4 Umowa w sprawie zamówienia zawartego w Wytycznych, „Zawarcie umowy w sprawie zamówienia następuje w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, o których mowa w art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego.”

Należy zauważyć, iż umowa może być zawarta także w formie ustnej, czy też poprzez wymianę korespondencji mailowej. Nie zawsze w obrocie zawierane są umowy w formie pisemnej. Jednakże w powołaniu na ww. postanowienie Wytycznych oraz poprzez wzgląd na zasadę dokumentowania obowiązującą w projektach unijnych, każda umowa powinna znaleźć odzwierciedlenie w formie pisemnej lub elektronicznej.

W mojej ocenie, każda umowa w projekcie unijnym winna zostać sporządzona w formie, zgodnej z Wytycznymi i pozwalającej na udokumentowanie jej zawarcia.

2. Kryteria oceny – jak podejść do tych środowiskowych? Mają Państwo jakieś doświadczenie praktyczne czy są wymagane?

Odpowiedź:

W przypadku zamówień udzielanych w projektach unijnych coraz częściej umowy o dofinansowanie nakładają na Beneficjentów obowiązek uwzględnienia w prowadzonych postępowaniach środowiskowe kryteria oceny ofert.

W przedmiocie kryteriów środowiskowych powstało wiele publikacji, które sprawdzą się także dla zamówień udzielanych w projektach unijnych np. opracowanie Urzędu Zamówień Publicznych pn. „Przykładowe społeczne i środowiskowe kryteria oceny ofert w zamówieniach publicznych” z 2018 roku.

W opracowaniu można znaleźć przykładowe kryteria, do zawarcia w zapytaniu ofertowym. Wśród przykładów podano np. kryterium dotyczące dostawy lub zastosowania w ramach świadczenia usługi wyrobów wyprodukowanych zgodnie z wymaganiami produkcji ekologicznej i opisano na kilka sposobów jak można je opisać i dokonywać oceny.
Warto także zaznaczyć, że coraz częściej będą pojawiać się w ramach kryteriów także wymogi związane z gospodarką obiegu zamkniętego i zrównoważonym rozwojem z uwagi na polityki unijne i ONZ w tym zakresie. Jako przykładowe kryteria GOZ można wymienić:

wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju

przy przyjęciu opisu spełniania kryterium:

Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie oświadczenia zawartego formularzu ofertowym tj., że przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju o której mowa w art. 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w szczególności: np. posiadanie certyfikatu ISO 14001; realizacja projektu lub udział w realizacji projektu związanego ze stanem środowiska naturalnego (ograniczenia negatywnych oddziaływań, wdrażanie technologii pro środowiskowych, działania promocyjne itp.); prowadzenie działalności przy uwzględnieniu energooszczędnych technologii/produktów (np.: energooszczędne urządzenia AGD/RTV, energooszczędne żarówki, baterie słoneczne, itp.); inne praktyki przedsiębiorstwa wspierające wzrost gospodarczy z zachowaniem zasady zrównoważonego rozwoju.

3. Czy jest sens wymagać oświadczenia o braku powiązań od oferenta czy wystarczy tylko wykazać to w warunkach?

Odpowiedź:

Zgodnie z treścią nowych Wytycznych wymóg posiadania w dokumentacji postępowania (zał. do protokołu z postępowania) oświadczenia o braku powiązań dotyczy osób wykonujących w imieniu zamawiającego czynności w postępowaniu. Już we wcześniejszym brzmieniu Wytycznych dla perspektywy finansowej 2014-2020, oświadczenie dotyczyło wyłącznie zamawiającego i osób wykonujących czynności w jego imieniu, ale nie wykonawcy.

Jeśli zatem Wytyczne nie wymagają składania takiego oświadczenia to nie ma potrzeby jego wymagania. Jeśli natomiast Beneficjent go wymaga to musi mieć prawidłową treść, a więc musi z niego wynikać kto i co oświadcza.

4.Co zrobić w przypadku zaistnienia potrzeby zamieszczania do postępowania o udzielenie zamówienia plików o rozmiarze przekraczających maksymalny rozmiar obsługiwany przez BK lub też zamieszczenia większej ilości plików niż dopuszcza BK (tj. ponad 20) lub też zamieszczenia dodatkowych plików po opublikowaniu ogłoszenia? Umieszczanie dodatkowych plików na stronie ogłoszeniodawcy (Zamawiającego), a w BK umieszczanie tylko linku do miejsca, z którego można te pliki pobrać będzie wprost naruszające zapisy Sekcji 3.2.3 pkt 1 Wytycznych, zgodnie z którym: „Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3”. Jednocześnie żadne z wyłączeń, a w szczególności wskazane w pkt 2 lit a-d nie obejmują ww.  przypadków (brak możliwości dodania plików nie wynika np. z konieczności użycia „narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021”, a jedynie z np. braku możliwości zamieszczania plików o większych rozmiarze).

Odpowiedź:

Już we wcześniejszej perspektywie finansowej pojawiał się ten praktyczny problem Bazy konkurencyjności. Dotychczas nie było żadnych przeszkód ku temu, aby w ramach publikacji zapytania ofertowego w Bazie konkurencyjności zawrzeć link do zewnętrznej platformy czy strony internetowej, w której możliwe było zapoznanie się z całością dokumentacji postępowania.

W mojej ocenie nie ma żadnych przeszkód, aby w ogłoszeniu formułowanym w Bazie konkurencyjności zawrzeć link do dokumentacji w wersji pełnej, z dopiskiem, że uzasadnieniem jest objętość plików. Wytyczne mówią bowiem o ogłoszeniu, które odbywa się przez Bazę i tak samo byłoby w przypadku zamieszczenia informacji odnośnie do przekierowania dokumentacji (czy to na stronę internetową beneficjenta czy inną platformę).

Zarówno instrukcja znajdująca się na stronie internetowej Bazy, jak i plik pdf pn. „Pomoc BK2021” nie odpowiada wprost na zadane pytanie. Możliwe jest jednak, w razie dalszych wątpliwości zadanie pytania mailowego pod adresem poczty elektronicznej konkurencyjnosc@mfipr.gov.pl