Zamówienia na usługi eksperckie w związku z internacjonalizacją MŚP

Program Operacyjny Polska Wschodnia

W ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia firmy działające na obszarze województw: warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, świętokrzyskiego, lubelskiego i podkarpackiego mogą pozyskiwać dofinansowanie na internacjonalizację MŚP. Celem konkursu jest sfinansowanie kosztów wprowadzenia na nowe rynki zagraniczne produktów lub usług.

Aby jednak otrzymać m.in. wsparcie doradcze beneficjenci muszą najpierw prawidłowo wybrać wykonawców tych usług, stosując jedną z procedur określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków („Wytyczne”), tj. rozeznanie rynku lub zasadę konkurencyjności.

Niestety, bardzo często beneficjentami tych środków są firmy, które wcześniej korzystały z funduszy unijnych i nie realizowały projektów. Wybór wykonawców (przede wszystkim w ramach zasady konkurencyjności) wymaga natomiast prawidłowego przygotowania zapytania ofertowego, zgodnie z wymaganiami „Wytycznych”.

Nieprawidłowe przygotowanie zapytania ofertowego lub błędy w prowadzonym postępowaniu mogą oznaczać dla beneficjentów kary finansowe w wysokości nawet do 100 % wartości zamówienia.

Moduł „Zasada konkurencyjności” w programie do przygotowania i prowadzenia postępowań Asystent Postępowania

Dlatego warto skorzystać ze wsparcia doradczego w przygotowaniu dokumentacji zamówienia lub skorzystać z naszego modułu do zasady konkurencyjności w ramach programu Asystent Postępowania.

Jakie najczęstsze błędy popełniają beneficjenci i jak trzymać nad tym piecze korzystając z modułu Zasada Konkurencyjności?

Obserwacja dotychczas prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia w ramach zasady konkurencyjności wskazuje na kilka kluczowych elementów związanych z przygotowaniem dokumentów zamówienia, o których każdy beneficjent powinien pamiętać:

1. zasady ustalania wartości zamówienia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych, jak również w ramach zasady konkurencyjności wartość zamówienia obejmuje wartość zamówień uzupełniających / dodatkowych dostaw oraz wartość opcji. Asystent Postępowania sumuje automatycznie te wartości, a następnie w ramach tak ustalonej wartości zamówienia weryfikuje, w jakim trybie prowadzone będzie postępowanie (tryb podstawowy albo przetarg nieograniczony). W takim sam sposób program ustala wysokość wadium.

2. określenie kryteriów oceny równoważności

W ramach zasady konkurencyjności, jeżeli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, wówczas może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, pod warunkiem jednak, że wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Dodatkowo zamawiający zobowiązany jest w takim przypadku wskazać w opisie przedmiotu zamówienia kryteria stosowane w celu oceny równoważności.

Sporządzając opis przedmiotu zamówienia w Asystencie Postępowania, program podpowiada użytkownikom o obowiązku określenia kryteriów równoważności:

3. ustalanie warunków udziału w postępowaniu

Prawidłowe określenie warunków udziału w postępowaniu jest jedną z najważniejszych czynności beneficjenta przygotowującego zapytanie ofertowe. Precyzując bowiem warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny i adekwatny do rodzaju i wartości zamówienia, beneficjent umożliwia złożenie oferty wyłącznie przez odpowiednio doświadczonych i rzetelnych wykonawców.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków niestety nie precyzują, w jakim zakresie beneficjent może sformułować warunki w postępowaniu oraz jakich dokumentów żądać od wykonawców.

Wykorzystując swoją dotychczasową wiedzę i doświadczenie, zespół prawników Asystenta Postępowania zaproponował katalog możliwych do określenia warunków udziałów w postępowaniu, proponując konkretne opisy tych warunków, jak również przygotowując wzory wykazów i oświadczeń dostosowanych do tych warunków:

4. określenie w treści zapytania ofertowego okoliczności uzasadniających odrzucenie oferty wykonawcy

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków nie precyzują, w jakich okolicznościach beneficjent może odrzucić ofertę wykonawcy. Natomiast prawidłowe określenie przesłanek odrzucenia jest jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta i wpływa na jego prawidłowość. Brak bowiem precyzyjnego określenia przesłanek odrzucenia oferty oznaczać może uniemożliwić dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej, co naraża beneficjenta na ryzyko korekty finansowej.

Wykorzystując swoją dotychczasową wiedzę i doświadczenie, zespół prawników Asystenta Postępowania zaproponował katalog okoliczności (które użytkownik może wybrać, przygotowując zapytanie ofertowe) uzasadniających odrzucenie wykonawcy:

5. prawidłowe ustalenie wysokości wadium w postępowaniu w ramach zasady konkurencyjności

Wytyczne nie określają po pierwsze, czy wniesienie wadium jest dozwolone, a po drugie w jakiej wysokości dopuszczalne jest wadium.

Obserwując, w jaki sposób wygląda udzielanie zamówień w ramach zasady konkurencyjności, można stwierdzić, że wymaganie od wykonawców w postępowaniu wadium jest akceptowalne przez instytucje pośredniczące / zarządzające. Problemy jednak pojawiają się w zakresie żądanej wysokości wadium.

Wielu bowiem beneficjentów (nawet tych którzy regularnie realizują projekty) żąda wadium na poziomie 10% lub 15 % wartości zamówienia (zdarzają się przypadki, gdzie to wadium ma jeszcze większą wysokość). Taki poziom wadium może oznaczać dla beneficjenta wymierzenie korekty za ograniczenie dostępu do danego zamówienia. O ile samo żądanie wadium należy uznać za uprawnienie beneficjenta, to jednak praktyka stosowania zasady konkurencyjności pokazuje, że instytucje pośredniczące / zarządzające wymagają, aby wysokość wadium nie przekraczała wysokości przyjętej dla prawa zamówień publicznych.

Natomiast zgodnie z art. 97 ustawy prawo zamówień publicznych w przypadku przetargu nieograniczonego (a zatem dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne) zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. W przypadku trybu podstawowego (czyli dla zamówień o wartości poniżej tzw. progów unijnych) wysokość wadium nie może być większa niż 1,5 % wartości zamówienia.

Dlatego też z punktu widzenia bezpieczeństwa danego beneficjenta, aby nie narazić się na ewentualne zarzuty lub korekty ze strony instytucji pośredniczącej lub zarządzającej, należałoby wysokość wadium dostosować do wartości zamówienia oraz oprzeć się w tym zakresie na przepisach prawa zamówień publicznych

Przygotowując zapytanie w ramach Asystenta Postępowania, program w kroku „Wymagania dotyczące wadium” samodzielnie oblicza (na podstawie danych dotyczących wartości zamówienia) wysokość wadium, sugerując konkretną (bezpieczną z punktu widzenia prawidłowości postępowania) kwotę:

6. wprowadzenie do zapytania ofertowego postanowień w zakresie rażąco niskiej ceny

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wśród obowiązkowych elementów zapytania ofertowego, inaczej niż prawo zamówień publicznych, nie przewidują postanowień dotyczących rażąco niskiej ceny. Taki stan rzeczy powoduje, że beneficjenci co do zasady nie wprowadzają do postępowań w ramach zasady konkurencyjności postanowień, które regulowałby sytuację złożenia przez wykonawcę oferty z ceną rażąco niską lub niewiarygodną.

Nie ulega jednak wątpliwości, że postanowienia dotyczące rażąco niskiej ceny, wytyczne w jaki sposób postępować w przypadku złożenia oferty z taką właśnie ceną, stanowią zabezpieczenie dla beneficjenta i gwarancję wyboru oferty wykonawcy, który jest w stanie prawidłowo zrealizować przedmiot zamówienia.

Przygotowując zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, użytkownicy otrzymują w całości gotowe postanowienia dotyczące rażąco niskiej ceny:

7. prawidłowe ustalenie terminu składania ofert

W ramach zasady konkurencyjności Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wprowadzają minimalne terminy na składanie ofert w postępowaniach, uzależniając je od rodzaju zamówienia oraz jego wartości (m.in. należy pamiętać, że w przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne termin składania ofert wynosi co najmniej 30 dni).

Asystent Postępowania czuwa nad tym, aby ustalony przez użytkownika termin składania ofert był zgodny z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności, dostosowując termin do rodzaju i wartości zamówienia:

8. określanie okoliczności zmiany umowy o udzielenie zamówienia

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków (podrozdział 6.5.2 Zasada konkurencyjności) nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian. W związku z tym beneficjent, tworząc zapytanie ofertowe, powinien przewidzieć jak najwięcej sytuacji, w których możliwa będzie zmiana umowy o udzielenie zamówienia.

Tworząc zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, otrzymujecie Państwo podpowiedzi (oraz gotowe postanowienia) w zakresie możliwej zmiany umowy:

9. wskazanie w dokumentach zamówienia postanowień odnoszących się do „siły wyższej”

W związku z faktem, że na ten moment nie jesteśmy w stanie określić, jak długo potrwają utrudnienia i ograniczenia w funkcjonowaniu społecznym i gospodarczym w związku z pandemią COVID-19 (mimo znacznego spadku liczby zachorowań), konieczna jest weryfikacja, w jaki sposób wystąpienie zdarzenia niosącego znamiona „siły wyższej” wpływa na realizację umów o udzielenie zamówienia publicznego. Dlatego też, beneficjenci już na etapie przygotowywania postępowań o udzielenie zamówienia powinni zastanowić się nad tym, jakie postanowienia wprowadzić do istotnych dla stron postanowień, ogólnych warunków umowy czy wzoru umowy w zakresie występowania „siły wyższej”.

Tworząc zapytanie ofertowe w ramach Asystenta Postępowania, otrzymujecie Państwo podpowiedzi (oraz gotowe postanowienia) w zakresie uregulowań dotyczących występowania „siły wyższej”:

10. termin na zadawanie pytań przez potencjalnych wykonawców

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wśród obowiązkowych elementów zapytania ofertowego, inaczej niż prawo zamówień publicznych, nie przewidują postanowień dotyczących terminu na składanie wniosków o zmianę dokumentów zamówienia oraz obowiązku udzielenia odpowiedzi na takie wnioski.

Z pewnością jednak w każdym postępowaniu określenie takich terminów (na składanie pytań oraz udzielanie odpowiedzi) zwiększa przejrzystość postępowania.

Asystent Postępowań, w każdym postępowaniu prowadzonym w ramach zasady konkurencyjności, podpowiada beneficjentom, aby wprowadzili tego typu postanowienia do zapytania ofertowego: