Jakie są podstawowe zasady szacowania wartości zamówienia w zasadzie konkurencyjności?

Jak stanowią Wytyczne dotyczące kwalifikowalności 2021 – 2027 (dalej „Wytyczne”) podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania).

Od razu nasuwa się pytanie, czy w przypadku zasady konkurencyjności obowiązują te same zasady szacowania wartości zamówienia co w przypadku prawa zamówień publicznych?

Mimo pewnych różnic, zasada konkurencyjności w zakresie podstawowych zasad szacowania wartości zamówienia, czerpie wprost z prawa zamówień publicznych.

Podstawowe zasady szacowania wartości zamówienia

Jakie zatem zasady należy uznać za wspólne dla prawa zamówień publicznych oraz zasady konkurencyjności?

Podstawowe reguły szacowania wartości zamówienia zostały określone przede wszystkim w prawie wspólnotowym, a w polskim systemie prawa zamówień w art. 28 – 36 ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „p.z.p.”.

Ustalając, czy w okolicznościach konkretnej sprawy doszło do zakazanego podziału zamówienia na części, należy w pierwszej kolejności odpowiedzieć na pytanie, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy odrębnymi zamówieniami. Jeżeli w danym przypadku zamawiający dochodzi do przekonania, że określone zadania przewidziane do realizacji stanowią odrębne zamówienia, wówczas zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia, który może zostać uznany za niedozwolony, tylko udziela samodzielnych zamówień, których wartość określa się oddzielnie.

Mówiąc o jednym zamówieniu, należałoby używać pojęcia „zamówienie tego samego rodzaju”. W doktrynie, czy w opiniach Urzędu Zamówień Publicznych, roboczo dla ustalenia istnienia jednego zamówienia używa się pojęcia „zamówienia tego samego rodzaju”.

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku.

Co to jest zamówienie tego samego rodzaju?

Ustalając wartość zamówienia, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tzw. tożsamość czasowa),
• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tzw. tożsamość przedmiotowa) – z zastrzeżeniem, że w przypadku dostaw obowiązującą odrębne zasady ustalania tożsamości przedmiotowej,
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę – ten sam krąg potencjalnych wykonawców (tzw. tożsamość podmiotowa).

Co istotne, Wytyczne wyraźnie podkreślają, iż tożsamości należy rozumieć zgodnie z wykładnią przepisów p.z.p. dotyczących szacowania wartości zamówienia.

Aby można było mówić o jednym zamówieniu, zgodnie z doktryną prawa zamówień publicznych, wszystkie te trzy kryteria muszą w danym przypadku występować łącznie. Brak którejkolwiek z tych przesłanek powoduje, że zamawiający ma do czynienia z odrębnymi zamówieniami, których wartość nie podlega sumowaniu. Jak podkreśla Urząd Zamówień Publicznych (m.in. Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 6/2012) kryterium tożsamości zamówień nie może budzić wątpliwości, co należy rozumieć w ten sposób, że jeżeli zamawiający nie jest w stanie w sposób obiektywny przesądzić, że pomiędzy poszczególnymi zadaniami występuje jedna z tożsamości, nie można mówić w takim wypadku o jednym zamówieniu.

I tak w ocenie Urzędu Zamówień Publicznych z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy. W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo (lub w przypadku dostaw podobne) przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy, należy uznać, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Przy czym dla przyjęcia powyższej oceny nie ma istotnego znaczenia ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie tożsamego przedmiotowo zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem, bez względu na fakt, czy jest ono finansowane przez zamawiającego z jednego, czy też z kilku różnych źródeł (opinia Urzędu Zamówień Publicznych pn. „Szacowanie wartości i udzielanie zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej”).

Jakie są odrębności w szacowaniu wartości zamówienia w zasadzie konkurencyjności?

O ile podstawowe zasady szacowania wartości zamówienia zostały zaczerpnięte z prawa zamówień publicznych, to należy zwrócić uwagę, że w Wytycznych wyraźnie podkreśla się, iż szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie lub w notatce z szacowania). Ma to istotne znaczenie praktyczne, w sytuacji w której oszacujemy wartość zamówienia (np. na kwotę 49.000,00 zł netto co pozwala nie stosować zasady konkurencyjności), a instytucja pośrednicząca / zarządzająca ma wątpliwości co do prawidłowości tego szacunku. Jeżeli w takim wypadku nie będziemy w stanie wykazać, że szacowanie wartości zamówienia zostało należycie udokumentowane (np. beneficjent zweryfikował ceny rynkowe), może narazić się na korektę finansową nawet w wysokości 100 % wartości zamówienia.

Co ważne, w przypadku zasady konkurencyjności beneficjenta nie obowiązują terminy szacowania wartości zamówienia, które zostały określone dla p.z.p. Zgodnie z prawem zamówień publicznych ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

Czyli np. beneficjent szacując wartość zamówienia może oprzeć się na wartościach przyjętych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, gdzie w większości przypadków od daty jego zatwierdzenia do momentu wszczęcia postępowania upływa znaczny okres czasu (zazwyczaj dłuższy niż 3 albo 6 miesięcy).