Jak ustalić przedmiotowe środki dowodowe

Przedmiotowe środki dowodowe są nową instytucją zamówień publicznych, którą wprowadzono wraz z ustawą z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „Pzp”. W przeciwieństwie do podmiotowych środków dowodowych, są one powiązane z przedmiotem zamówienia, nie zaś z wykonawcą. Są też dużo mniej dookreślone, co rodzi bardzo ważne pytanie – kiedy i jakich przedmiotowych środków może żądać zamawiający?

Trzy typy środków przedmiotowych

Przedmiotowe środki dowodowe są określone w Dziale II, Rozdziale 1 Przygotowanie postepowania, Oddziale 5 Przedmiotowe środki dowodowe Pzp, a dokładnie w artykułach 104 do 107 Pzp.

Takie umiejscowienie nie jest przypadkiem, gdyż wskazany Oddział znajduje się tuż po Oddziale 4 Opis przedmiotu zamówienia.
Jak wskazano w komentarzu autorstwa Urzędu zamówień Publicznych (Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, str. 362) – dalej jako Komentarz:

„Pzp uregulowało zagadnienie przedmiotowych środków dowodowych w odrębnym rozdziale. Art. 106 Pzp oraz art. 7 pkt 20 Pzp (obok art. 104 i 105 Pzp) są przepisami określającymi przedmiotowe środki dowodowe. Przepis art. 106 Pzp określa cel, sposób i zakres żądania przedmiotowych środków dowodowych, wskazując jednocześnie na wymogi proceduralne z tym związane. Funkcją przedmiotowych środków dowodowych w postępowaniu jest potwierdzenie, że oferowane przez wykonawcę dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria (art. 106 ust. 1 Pzp).”

W związku ze sposobem skonstruowania całego Oddziału 5 Przedmiotowe środki dowodowe możemy mówić o występujących w nim trzech typach środków przedmiotowych:

1.  etykietach – wskazanych w art. 104 Pzp,
2. certyfikatach – wskazanych w art. 105 Pzp,
3. pozostałych przedmiotowych środkach dowodowych określony w art. 106 Pzp.

Sprawdź też artykuły:

Forma podmiotowych środków dowodowych
Jak przygotować podmiotowe środki dowodowe?

Ogólne cechy przedmiotowych środków dowodowych

Jak już wskazano wcześniej, przedmiotowe środki dowodowe są ściśle powiązane z opisem przedmiotu zamówienia. Ustawodawca wprost wskazuje na to w art. 106 Pzp.

Jak ujmuje to Komentarz (str. 362):

„Zakres żądania złożenia przedmiotowych środków dowodowych nie jest nieograniczony, zamawiający może zażądać wykazania się wyłącznie tymi środkami, które są niezbędne dla przeprowadzenia postępowania i są związane z przedmiotem zamówienia (art. 106 ust. 1 i 2 Pzp). Żądając przedmiotowych środków dowodowych, zamawiający kieruje się zasadą proporcjonalności (art. 106 ust. 2 Pzp), a także nie może ograniczać uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 106 ust. 3 Pzp). Na straży równego traktowania wykonawców stoi reguła nakazująca zamawiającemu uwzględniać środki dowodowe równoważne żądanym (art. 106 ust. 4 Pzp). Przepis określa także wymogi proceduralne zapewniające przejrzystość żądaniu przez zamawiającego złożenia tych środków. Przejrzystość jest zapewniana przez obowiązek określenia żądanych dokumentów w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 Pzp).”

Tym samym można stwierdzić, że przedmiotowe środki dowodowe są:

1. związane z przedmiotem zamówienia,
2. potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.
3. Otwarty katalog przedmiotowych środków dowodowych

Katalog przedmiotowych środków dowodowych jest otwarty, gdyż pomimo wskazania dwóch z nich wprost w art. 104 Pzp i art. 105 Pzp, ustawodawca w art. 106 Pzp pozostawił możliwość żądania innych przedmiotowych środków.

Komentarz (str. 363) bardzo dobrze wskazuje na skutki takiego podejścia:

„Przedmiotowe środki dowodowe definiuje się poprzez funkcję, jaką mają pełnić w postępowaniu oraz poprzez ich treść. Forma, jak i tytuł (nazwa) dokumentu nie przesądzają o jego charakterze. Przepisy nie określają, w jaki sposób przedmiotowe środki dowodowe mają być sporządzone (z zastrzeżeniem wymogów przewidzianych przez przepisy rozporządzenia w sprawie środków komunikacji elektronicznej) i jaki ma być termin ich „ważności”. Nie istnieje zamknięty katalog przedmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowym środkiem dowodowym może być zaświadczenie czy poświadczenie wystawione przez odrębny podmiot, ale także oświadczenie wykonawcy lub producenta. Wspólną cechą wszystkich przedmiotowych środków dowodowych jest, aby potwierdzały, że dane dostawy, usługi lub roboty budowlane oferowane przez wykonawcę spełniały wymogi zamawiającego.

Do przedmiotowych środków dowodowych zaliczamy etykiety (art. 104 Pzp), certyfikaty wydawane przez jednostki oceniające zgodność oraz sprawozdania z badań przeprowadzonych przez takie jednostki (art. 105 Pzp). Przedmiotowymi środkami dowodowymi mogą być także:

1. próbki,
2. opisy (np. charakterystyki techniczne, niemające postaci materiału reklamowego czy promocyjnego, które traktują o danym produkcie),
3. fotografie (także jako wyciągi z kart katalogowych),
4. plany, projekty, rysunki, modele, wzory,
5. zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
6. zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich,
7. deklaracje zgodności CE itp.

– jeżeli służą potwierdzeniu, że oferowane przez wykonawcę dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.”

Na marginesie należy dodać, że w niektórych sytuacjach określonych uprzednio w dokumentach zamówienia, część wymienionych środków dowodowych może stanowić również podmiotowe środki dowodowe. Tytułem przykładu, zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości może być:

1. podmiotowym środkiem dowodowym składanym na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej wykonawcy (art. 112 ust. 2 pkt 4 Pzp) lub
2. przedmiotowym środkiem dowodowym składanym na potwierdzenie, że konkretny oferowany produkt posiada określone przez zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe.

Jak ustalić dokumenty przedmiotowe – środki dowodowe

Po uwzględnieniu wszystkich powyższych kwestii, możemy sporządzić krótką listę pozwalająca określić zamawiającemu czy i jakich środków przedmiotowych potrzebujemy:

1. czy potrzebujemy potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez nas:
   a. wymagania,
   b. cechy,
   c. kryteria.
   Jeśli tak – to musimy ustalić jakich przedmiotowych środków potrzebujemy.
2. czy zastosowanie ma etykieta (art. 104 Pzp) lub certyfikat (art. 105 Pzp)?
   Jeśli tak, to pomijamy krok 3, jeśli nie są one właściwym przedmiotowym środkiem, przechodzimy do kroku 3.
3.  Czy ma zastosowanie inny przedmiotowy środek dowodowy? Pamiętajmy, iż musi on spełniać funkcję wskazaną w pkt. 1.
4. Jeśli już ustaliliśmy jaki, albo jeśli mamy więcej jak jeden przedmiotowy środek – jakich środków chcemy żądać, musimy sprawdzić:

a. czy są niezbędne o przeprowadzenia postępowania?
b. czy są one związane z przedmiotem zamówienia?
c. czy są proporcjonalne do przedmiotu zamówienia?
d. czy nie ograniczają uczciwej konkurencji i zapewniają równe traktowanie wykonawców?

Jeśli powyższe jest spełnione – to wiemy jakich przedmiotowych środków dowodowych będziemy żądać w postępowaniu.

Na zakończenie warto wspomnieć, że pracując z programem Asystent Postępowania, w ramach narzędzia do przygotowywania dokumentów zamówienia (w tym SWZ), program automatycznie dobiera odpowiednie postanowienia odnoszące się do przedmiotowych środków dowodowych: