Rejestr umów – narzędzie, które zapewni jawność finansów publicznych. Nowe narzędzie w Asystencie Postępowania

Zanim na dobre przepisy odnoszące się do rejestru umów zaczęły obowiązywać, pojawiło się tyle pytań, wątpliwości i kontrowersji, że ustawodawca postanowił je zmienić.

Natomiast według pierwotnych założeń od 1 lipca 2022 r. każda umowa zawarta przez jednostkę sektora finansów publicznych miała być ujawniona w rejestrze umów prowadzonym przez Ministerstwo Finansów (tzw. przepisy antykorupcyjne). Nowy obowiązek to efekt ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza zmiany w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (ufp).

Celem tych przepisów jest zwiększenie zaufania społecznego do instytucji publicznych, podmiotów wykorzystujących publiczne pieniądze i osób sprawujących funkcje publiczne. Rejestr umów ma zapewnić jawność finansów publicznych (jest instytucją znaną w innych państwach Europy – np. na Słowacji funkcjonuje jeden centralny rejestr umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych, a brak publikacji umowy w centralnym rejestrze wstrzymuje jej obowiązywanie).

Ostatecznie ustawodawca zmienił (na szczęście) swoje plany i zgodnie z obowiązującą już ustawą o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (która znowelizowała pierwotne brzmienie niektórych przepisów odnoszących się do rejestru umów) w rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia 1 stycznia 2024 roku.

Cały czas są wątpliwości …

Co prawda ustawodawca przesunął termin wejścia w życie przepisów dotyczących rejestru umów, ale nie rozwiał wątpliwości i kontrowersji jednostek publicznych.

Najczęstsze pytania, które się pojawiają, to:

• czy w rejestrze umów należy wykazywać faktury
• czy w rejestrze umów trzeba wykazywać zawarte umowy o pracę
• jak wygląda system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów i jak przekazywać dane (z informacji, które uzyskałem od Ministerstwa Finansów na ten moment nie wiadomo, jak ten rejestr ma wyglądać)
• czy kierownik zamawiającego może powierzyć obowiązki związane z rejestrem umów pracownikom jednostki
• jakie zmiany umowy wymagają aktualizacji w rejestrze umów
• czy obowiązywać będzie jakaś definicja umowy
• jakie konsekwencje prawne wywoływać będzie niewprowadzanie lub niewłaściwe wprowadzanie danych
• jak mają się przepisy dotyczące rejestru umów do prawa zamówień publicznych

Te wszystkie pytania miałem przyjemność ostatnio omawiać w trakcie webinaru poświęconego tematyce rejestru umów, organizowanego przez Wolters Kluwer Polska S.A. i niestety na ten moment wiele wątpliwości pozostaje bez rozstrzygnięcia.
Nie ulega jednak wątpliwości, że zmiana terminu wejścia w życie przepisów w zakresie rejestru umów pozwoli ustawodawcy przynajmniej na częściowe ich dopracowanie.

Co proponujemy Państwu w ramach Asystenta Postępowania?

Już teraz w ramach programu Asystent Postępowania pracujemy nad narzędziem, które ma pomóc jednostkom publicznym w prowadzeniu rejestru.

Chcemy, żeby nasze narzędzie nie służyło tylko do wprowadzania danych (które następnie będą importowane do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów), ale żeby w wielu miejscach podpowiadało naszemu klientowi, jakie dane wpisać (np. rozwijana lista różnych źródeł finansowania, czy różnych rodzajów umów, które mają być wprowadzane). Nasi klienci nie będą też musieli wpisywać pełnych danych przedsiębiorców, z którymi zawierają umowy – wystarczy, że wpiszą NIP i dane zostaną automatycznie wygenerowane.

Chcemy również, przy okazji rejestru umów, pomóc zamawiającym w szacowaniu wartości zamówień – planujemy wprowadzenie narzędzia, które będzie agregowało zamówienia tego samego rodzaju (wykorzystując naszą wiedzę z zakresu prawa zamówień publicznych).

Z kolei jeżeli z rejestru korzystać będą klienci Asystenta Postępowania (którzy posiadają np. moduł do przygotowywania SWZ lub kreatora umów), wówczas proces wprowadzania danych będzie w dużo większym stopniu zautomatyzowany. Przykładowo – jeżeli któryś z naszych klientów będzie przygotowywał swoją umowę z kreatorze umów Asystenta Postępowania, wówczas większość danych, które mają być wpisane do rejestru umów, znajdować się będą w naszym systemie i jednym kliknięciem będziecie je mogli Państwo importować do rejestru umów.

Pierwszą wersję narzędzie do wprowadzania danych do rejestru umów planujemy pokazać Państwu jeszcze we wrześniu.

Jesteśmy autorem 3 narzędzi dla działów zamówień publicznych.

Zachęcamy do zapoznania się z bazą wykonawców, w stosunku do których mogą wystąpić podstawy do wykluczenia. W tym narzędziu jednym kliknięciem, po podaniu NIP wykonawcy, sprawdzisz jego historię.