Ile trwa otwarcie ofert

Otwarcie ofert w Pzp 2021

Warto przyjrzeć się mało poruszanemu, ale ważnemu tematowi tj. temu ile trwa otwarcie ofert na gruncie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), dalej Pzp.

Wyznaczenie terminu otwarcia

Ustawodawca uregulował kwestię otwarcia ofert w art. 222 ust. 1-3 Pzp:

Art. 222.
1. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
2. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Jak łatwo zauważyć termin otwarcia ofert jest uzależniony od terminu składania ofert. Otwarcie można bowiem wyznaczyć dopiero po upływie terminu na składanie ofert.

Tym samym termin ten jest zależny w dużej mierze od danego trybu postepowania, gdyż to przepisy właściwe dla tego trybu będą wskazywały na właściwe terminy składania ofert.

Otwarcie odbywa się bowiem po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

Tym samym Zamawiający wyznaczając termin składania ofert, wyznacza sobie też możliwe terminy otwarcia ofert.

Termin na otwarcie ofert musi być wyznaczony po upływie terminu na składanie ofert. Jest to z jednej strony konieczne, gdyż oferty muszą wpłynąć, ale jednocześnie musi istnieć możliwość otwarcia ofert które były składane na przykład w ostatnich minutach.

Nie budzi wątpliwości iż termin otwarcia ofert można co do zasady wyznaczyć tylko w dniu w którym upływa termin na składanie ofert albo w następnym dniu.

Równocześnie termin musi być wyznaczony nie tylko datą, ale też, choćby ze względu na formularze ogłoszeń o zamówieniu konkretnym czasem (godziną i minutą).

Termin ten może być zmieniony po upływie terminu na składanie ofert tylko w przypadku awarii systemu teleinformatycznego, przy użyciu którego miało być dokonane otwarcie. Otwarcie musi nastąpić niezwłocznie po usunięciu awarii, a o zmianie trzeba poinformować na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Ile może trwać otwarcie

Jeśli wiemy już kiedy zaczyna się otwarcie ofert, możemy rozważyć ile może ono trwać. Musimy w tym celu przyjrzeć się bardzo dokładnie zapisom w art. 222 ust. 1 Pzp:

1. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

Zapis ten możemy dla naszych celów zredukować do:

„Otwarcie ofert następuje […] nie później niż następnego dnia […].”

Tym samym możemy stwierdzić, iż norma zawarta w art. 222 ust. 1 Pzp wskazuje, iż otwarcie następuje w określonym dniu. Logiczną konsekwencją tego jest to, że nie może w żadnym wypadku trwać dłużej niż od momentu wyznaczonego jako otwarcie ofert do końca dnia (czyli godziny 24:00).
Taka regulacja nie jest niczym nowym, gdyż podobnie określony był termin otwarcia ofert w ustawie z 2004 roku, gdzie otwarcie musiało odbyć się tego samego dnia, w którym upływał termin do składania ofert.

Kwestia niezwłoczności

W tym momencie musimy przyjrzeć się dokładnie znaczeniu określenia „niezwłocznie” użytego w art. 222 ust. 1 Pzp.
W. Dzierżanowski w swoim komentarzu do art. 222 Pzp (W. Dzierżanowski [w:] Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, W. Dzierżanowski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 222) stwierdza:

„Ustawodawca, wskazując, że otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu ich składania, nie zezwala na nieuzasadnione odwlekanie otwarcia ofert. Nie oznacza to, że nie jest możliwa żadna przerwa pomiędzy czynnościami składania ofert, ale w jej czasie nie mogą być wykonywane żadne inne czynności wobec ofert, a długość przerwy nie może uchybiać wymogowi niezwłoczności. Niezwłocznie, czyli na tyle szybko, na ile to możliwe, oznacza, że tylko czynności niezbędne i czas konieczny do ich wykonania lub nieobecność osób, które dokonują czynności, mogą powodować, że czynności nie nastąpią bezpośrednio po sobie. Nie można więc uznać, że otwarcie ofert w dniu następnym po upływie terminu ich składania zawsze będzie zgodne z przepisem. Jeżeli termin składania ofert wyznaczono np. na godziny poranne, jedynie wykazanie niemożności otwarcia w tym samym dniu, np. z przyczyn wskazanych powyżej, uzasadni otwarcie ofert dnia następnego. Dalsza zwłoka jest niemożliwa.”

Jednocześnie inni autorzy, jak np. B.Kardas. wskazują na to, iż przesunięcie terminu nie musi być tylko absolutnie minimalne (B. Kardas, Ocena ofert na gruncie nowego PZP, LEX/el. 2020.):

„Otwarcie ofert następuje w tym samym dniu co dzień złożenia ofert lub najpóźniej następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert (art. 222 ust. 1 p.z.p.). Przyjęte rozwiązanie ma na celu zmniejszenie ryzyka wystąpienia sytuacji, w których terminowo złożone oferty przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie mogły być otworzone w związku z błędami systemowymi. Wyznaczenie terminu otwarcia ofert na kolejny dzień po złożeniu oferty ma umożliwić zamawiającemu sprawdzenie, czy system teleinformatyczny jest w pełni sprawny, tak by ograniczyć przypadki nieuwzględnienia ofert, które z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy nie mogły być odczytane lub zlokalizowane przez zamawiającego w tym samym dniu, w którym miało miejsce złożenie ofert.”

Warto tu zauważyć, iż komentarz autorstwa Urzędu Zamówień Publicznych zdaje się zajmować stanowisko pośrednie. Akcentuje konieczność „niezwłocznego” otwarcia, ale nie wskazuje na tak wysoki standard w tym zakresie jak W. Dzierżanowski (Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, str. 712):

„Pzp przyjmuje jako zasadę niezwłoczne otwarcie ofert po upływie terminu składania ofert, jednak jednocześnie dopuszcza wyznaczenie przez zamawiającego terminu otwarcia ofert na dzień następny po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Umożliwienie zamawiającemu takiego ustalenia terminu otwarcia ofert związane jest z potrzebą ochrony postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w których oferty składane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przed ewentualnym unieważnieniem z powodu braku możliwości uzyskania przez zamawiającego niezwłocznego dostępu do korespondencji zawierającej oferty w terminie składania ofert. Jak wynika z praktyki składania ofert drogą elektroniczną, zamawiający napotykają takie problemy, jak np. brak możliwości pobrania plików, które zostały wprowadzone do systemu teleinformatycznego będącego pod kontrolą zamawiającego do upływu terminu składania ofert, czy brak możliwości odszyfrowania plików, których zawartość stanowić mają oferty, co uniemożliwia zapoznanie się z treścią niektórych ofert w czasie, w którym inne oferty mogą być otwarte. Wyjaśnienie przyczyn braku możliwości otwarcia ofert wymaga często zweryfikowania informacji m.in. dotyczących transmisji danych z podmiotami zewnętrznymi, co nie jest zazwyczaj możliwe w dniu składania ofert.”

W związku z tym, iż nie ma w tym zakresie, na chwile obecną żadnego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, zasadne byłoby zapewne przychylenie się do stanowiska Urzędu Zamówień Publicznych.

Jak długo trwa otwarcie ofert

Wracając do samego otwarcia, warto pochylić się nad kwestią tego ile może ono trwać .

Po pierwsze wiemy iż co do zasady nie może ono trwać dłużej niż do końca dnia. Jest to nasz limit długości trwania otwarcia ofert.
Jednocześnie wiemy też, iż celem Zamawiającego jest otwarcie wszystkich złożonych ofert. Równocześnie musi dokonać tego niezwłocznie.
Należałoby więc co do zasady przyjąć, iż Zamawiający powinien podejmować wszystkie czynności jakie są niezbędne dla otwarcia ofert, bez nieuzasadnionych przerw.

Tym samym otwarcie może trwać od wyznaczonego terminu otwarcia ofert do końca dnia otwarcia, o ile jest to niezbędne dla otwarcia ofert, a zamawiający wykonuje w tym czasie czynności konieczne dla zapoznania się z treścią ofert.