Wizja lokalna w nowym Prawie zamówień publicznych – narzędzie do poprawy jakości ofert czy źródło problemów dla zamawiających?

Czemu służy wizja lokalna?

Niewątpliwie pomysł odbycia przez wykonawców wizji lokalnej, w przypadku zamówień wymagających szczegółowej znajomości warunków realizacji zamówienia, umożliwia wykonawcom dokładne zapoznanie się z przedmiotem zamówienia oraz przygotowanie rzetelnej kalkulacji cenowej. W wielu postępowaniach (w szczególności dotyczących robót budowlanych) odbycie wizji lokalnej jest wręcz niezbędne dla prawidłowego przygotowania oferty. Wizja lokalna pozwala także na zapoznanie się ze specyficznymi uwarunkowaniami terenu (których często nie da się zbadań na podstawie dokumentacji), topografią, ukształtowaniem terenu, czy miejscem dostawy lub wykonania usługi.

Jakie przepisy regulują zasady odbycia wizji lokalnej?

Zgodnie z art. 134 ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „Pzp” specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) zawiera m.in. informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 Pzp, jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej lub sprawdzeniu tych dokumentów.

Zamawiający zatem ma możliwość ustalenia zarówno wizji lokalnej obligatoryjnej – jeżeli wymaga tego specyfika przedmiot zamówienia, jak i wizji lokalnej nieobowiązkowej dla wykonawców zainteresowanych dokładną analizą przyszłego miejsca realizacji zamówienia.

Jednocześnie należy pamięć, że zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt. 18 Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.

Skoro ustawodawca w nowym prawie zamówień publicznych przewiduje tak daleko idące konsekwencje jak odrzucenie oferty wykonawcy za brak odbycia wymaganej wizji lokalnej, to bezwzględnym obowiązkiem zamawiającego jest bardzo precyzyjne określenie w SWZ warunków odbycia takiej wizji, takich jak: data odbycia wizji lokalnej, miejsce, zasady zgłaszania udziału wykonawców w odbyciu wizji, wskazanie osób odpowiedzialnych po stronie zamawiającego.

Niestety, w praktyce nie wszyscy zamawiający dostosowali się do powyższych wymagań. Wielu bowiem zamawiających wskazuje, iż oferty będą odrzucane za brak odbycia wizji lokalnej, jednocześnie zapominając o precyzyjnym określeniu warunków odbycia takiej wizji.

Dodatkowo, jednostki zamawiający sporządzając dokumenty zamówienia, zawierające wymóg złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej, zobowiązane są zweryfikować , czy przeprowadzenie postępowania z takim warunkiem zamówienia nie narusza jednej z naczelnych zasad prawa zamówień publicznych, tj.: zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, czy przejrzystości.

To z kolei oznacza, że zamawiający określając warunki odbycia wizji lokalnej musi wziąć pod uwagę takie okoliczności jak: możliwość faktycznego stawienia się wszystkich potencjalnie zainteresowanych wykonawców, możliwość ewentualnego odbycia wizji lokalnej przy pomocy elektronicznych środków komunikowania się, czy odpowiednio długi termin na przygotowanie oferty po odbyciu wizji lokalnej i uwzględnieniu informacji pozyskanych w trakcie takiej wizji.

Co z terminem na składanie ofert?

Każdy zamawiający bezwzględnie musi pamiętać o obowiązku wynikających z art. 131 ust. 1 Pzp, zgodnie z którym zamawiający wyznacza terminy składania ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia, z tym że terminy te nie mogą być krótsze niż ustawowe terminy minimalne. To oznacza, że zamawiający de facto w każdym przypadku musi dokonać oceny, czy planowane postępowanie nie odbiega pod względem złożoności, czy stopnia skomplikowania od typowych postępowań, co sugerowałoby wydłużenie terminu składania ofert ponad termin minimalny.

Z kolei jak stanowi art. 131 ust. 2 Pzp w przypadku gdy zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego – wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych.

Czyli zawsze, jeżeli zamawiający planuje wprowadzić obowiązek złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej przez wykonawców lub sprawdzeniu dokumentów na miejscu u zamawiającego albo jeżeli przewiduje wyłącznie możliwość odbycia wizji lokalnej (lub sprawdzenia dokumentów) przez zainteresowanych wykonawców, musi wyznaczać terminy składania ofert dłuższe od minimalnych.

Pracując nad programem Asystent Postępowania, wraz z zespołem staraliśmy się uchwycić jak najwięcej takich właśnie „pułapek”, w które może wpaść zamawiający przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia w ramach nowego prawa zamówień publicznych. Dlatego też przygotowując specyfikację warunków zamówienia, Asystent Postępowania zwraca uwagę m.in. na powyżej wskazane wymagania dotyczące warunków odbycia wizji lokalnej, pilnując aby zamawiający zawsze wyznaczył odpowiedni termin oraz proponując stosowane postanowienia w zakresie warunków odbycia wizji .