Tryby udzielania zamówień bagatelnych (o wartości poniżej 130 000,00 zł netto)

Co prawda na gruncie obecnie obowiązujących przepisów jednostki publiczne nie mają obowiązku posiadania regulaminu udzielania zamówień, nie oznacza to jednak, iż nie warto go wprowadzić.

W poprzednim artykule zastanawialiśmy się nad tym, jak przygotować regulamin udzielania zamówień o wartości poniżej 130.000,00 zł netto. Dzisiaj chciałbym się skupić na tym, jakie tryby udzielania zamówień możemy zastosować w przypadku postępowań regulaminowych.

Jakie tryby?

Udzielanie zamówień podprogowych może następować poprzez zastosowanie niektórych trybów przewidzianych w p.z.p. (np. poprzez analogiczne zastosowanie trybu podstawowego), jak również na podstawie trybów nieznanych w prawie zamówień publicznych. W tym zakresie jednostki publiczne mają dużo większą swobodę.

W regulaminie udzielania zamówień, w zależności od progu (określenie wysokości trybów również leży w gestii zamawiającego – w mojej ocenie im mniejsza wartość zamówienia, tym mniej sformalizowany powinien być proces wyboru wykonawcy), można wskazać następujące tryby wyboru wykonawców:

• zapytanie ofertowe – np. dla zamówień o wartości powyżej 10.000 netto do wartości poniżej 50.000,00 zł netto, z obowiązkiem wysłania zapytań do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców (zamawiający ma swobodę co do określenia progu stosowania tego trybu, jak i szczegółowych jego zastosowania, tj.: do ilu wykonawców wysłać zapytanie, jaki termin wyznaczyć na składanie ofert, itp.);
• zastosowanie trybu przetargowego określonego w art. 701 i następne k.c. (czyli przetarg cywilny) – ten tryb ze względu na swoją specyfikę oraz konieczność zastosowania przepisów k.c. rekomendowany jest dla postępowań o wyższej wartości (np. od 50.000 zł netto), ale może również zostać zastosowany dla zamówień o mniejszej wartości;
• przeprowadzenie negocjacji z wybranym wykonawcą lub kilkoma wybranymi wykonawcami;
• rozeznanie rynku – polegające na wyborze wykonawcy poprzez porównanie kilku cenników, informacji cenowych lub warunków realizacji zamówienia zamieszczonych na stronach internetowych, w ofertach, uzyskanych przez zamawiającego, itp..; rozeznanie cenowe pozwala na ustalenie, że oferta wykonawcy lub zaoferowane przez niego warunki nie odbiegają od cen rynkowych lub wykonawca oferuje korzystne warunki realizacji zamówienia, zaspokające potrzeby zamawiającego (ze względu na jego nieformalny charakter warto stosować go dla zamówień o mniejszej wartości).

Jak już wspomniano powyżej, zamawiający ma swobodę w wyborze określonych trybów wyboru wykonawcy. Ich stosowanie może zależeć od wartości zamówienia. W tym celu warto w regulaminie udzielania zamówień przewidzieć co najmniej 3 progi jego stosowania.
Z mojego doświadczenia wynika, że w przypadku zamówień o wartości do 10.000,00 zł netto zamawiający powinien mieć maksymalnie dużą swobodę w udzielaniu zamówieniu. Dla zamówień o takiej wartości należy stosować jak najbardziej elastyczne tryby, w szczególności możliwość prowadzenia negocjacji / rozmów z jednym wykonawcą. Wynika to przede wszystkim z kwestii organizacyjnych oraz dostępnych zasobów – trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której np. średniej wielkości gmina w sposób sformalizowany prowadzi postępowania o stosunkowo niewielkiej wartości.

Moduł do zamówień podprogowych w Asystencie Postępowania

W ramach programu Asystent Postępowania użytkownicy mogą przeprowadzić zamówienia bagatelne za pośrednictwem naszej platformy zakupowej oraz dodatkowo przygotować odpowiedną kompletną dokumentację do takich postępowań, m.in. np.:

• dokument ustalenia wartości zamówienia,
• zaproszenie do negocjacji,
• ogłoszenie o przetargu,
• zapytanie ofertowe.

To pierwsze tego typu na rynku, tak kompleksowe, rozwiązanie – nasz klient nie dostaje szablonu dokumentu, tylko gotową dokumentację do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości poniżej 130 000,00 zł netto!