Informacja z otwarcia ofert według Nowego Pzp

Jeśli przeprowadziliśmy otwarcie ofert na zasadach wskazanych w ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), dalej Pzp czeka nas jeszcze sporządzenie informacji wskazanej w art. 222 ust. 5 Ustawy.

Informacja

Zgodnie z art. 222 ust. 5 Pzp:

5. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Tym samym informacja z otwarcia musi być przygotowana niezwłocznie po samym otwarciu.

W informacji udostępnianej na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a więc na stronie wskazanej w ogłoszeniu i Specyfikacji Warunków Zamówienia musimy zamieścić informację o ofertach zawierające:

a) dane identyfikujące wykonawcę czyli:

– nazwę albo imię/imiona i nazwisko wykonawcy

– siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej albo adres zamieszkania.

b) cenę lub ceny lub koszty wskazane w ofercie.

Jak warto zauważyć, nie ma obowiązku uwzględnienia w informacji jakichkolwiek innych danych, ale Zamawiający może bez problemy wskazać dodatkowe informacje np. pozacenowe kryteria ofert.

Które oferty trzeba wykazać

W tym momencie warto zauważyć, że informacja z otwarcia mówi o ofertach, które zostały otwarte.

Tym samym jeśli Zamawiający w trakcie otwarcia zapoznał się z ofertą, nawet jeśli podlega ona odrzuceniu, musi informacje o niej udostępnić.

Zmawiający musimy więc wykazać nie tylko oferty sporządzone zgodnie z art. 63 Pzp i złożone w terminie składania ofert, ale też oferty złożone w sposób nieprawidłowy i podlegające odrzuceniu, a w szczególności:

1. oferty złożone po terminie,
2. oferty niezgodne z przepisami ustawy,
3. oferty nieważne na podstawie odrębnych przepisów,
4. oferty sporządzone lub przekazane niezgodnie z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych przez Zamawiającego;
5. oferty złożone przez wykonawców niezaproszonych do składania ofert, w przypadku kiedy w postępowaniu mogą uczestniczyć tylko zaproszeni wykonawcy.

Oferty złożone po terminie

Jeśli oferta została złożona po terminie składania ofert, ale wpłynęła przed lub w trakcie otwarcia ofert, Zamawiający musi ją otworzyć oraz wykazać ją w informacji z otwarcia.

Problematyczna jest kwestia ofert, które wpłynęły po zakończeniu otwarcia ofert, ale jeszcze w dniu otwarcia ofert.

Co prawda oferta taka wpłynęła w dniu otwarcia ofert, ale faktyczne zakończenie otwarcie ofert powoduje natychmiastowe powstanie obowiązku przygotowania i udostępnienia informacji z otwarcia. Tym samym należałoby przyjąć, iż oferty tej nie obejmuje już norma art. 222 ust. 5 Pzp.

Trzeba tu też zaznaczyć, iż mimo braku takowego obowiązku jest co najmniej wskazane, aby z informacji wynikało, iż dana oferta została złożona po terminie. Tym samym wykonawca, który ją złożył nie będzie mógł twierdzić, iż według informacji z otwarcia jego oferta wpłynęła w terminie.

Oferty niezgodne z przepisami ustawy

Z kategorii ofert niezgodnych z przepisami ustawy, które jednakże trzeba wskazać w upublicznionej informacji, należałoby podać w szczególności, za komentarzem autorstwa Urzędu Zamówień Publicznych (Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, str. 714):

1. oferty złożone bez zachowania właściwej formy wskazanej w art. 63 Pzp,
2. oferty niezgodne z zasadą pisemności,
3. oferty niezgodne z zasadą języka polskiego.

Mimo, iż oferty takie są niezgodne z przepisami Pzp, to jednak uznawane są przez Urząd Zamówień Publicznych za oferty – gdyż podlegają odrzuceniu, a tym samym powinny się znaleźć w informacji z otwarcia.

Oferty nieważne na podstawie odrębnych przepisów

Z kategorii ofert nieważnych na podstawie odrębnych przepisów, należałoby podać jako najbardziej prawdopodobne:

1. ofertę złożoną z naruszeniem zasada reprezentacji podmiotu ją składającego,
2. ofertę złożoną w ramach czynności bezprawnej.

Co prawda stwierdzenie, iż oferta należy do tej kategorii jest raczej trudne już w momencie otwarcia ofert, ale nie można tego wykluczyć. Mimo, iż Zamawiający wiedziałby na przykład. że ofertę została złożona bez umocowania, gdyż informacja taka została mu przekazana przez podmiot który miałby udzielić takiego umocowania, to nadal trzeba taką ofertę, mimo jej niezgodności z przepisami powszechnie obowiązującymi, uwzględnić w informacji z otwarcia.

Oferty niewłaściwie sporządzone lub przekazane

W przypadku oferty sporządzonej lub przekazanej niezgodnie z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez Zamawiającego, są one w większości przypadków łatwe do zidentyfikowania już w momencie otwarcia.

Możemy się tutaj posłużyć choćby przykładami wskazanymi w komentarzu autorstwa Urzędu Zamówień Publicznych (Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, str. 717):

„Przykładowo, zamawiający zobowiązany będzie do odrzucenia oferty w następujących przypadkach:

1) złożenia oferty w postaci elektronicznej niezgodnie z treścią rozporządzenia wydanego na podstawie art. 70 Pzp, tj. bez pośrednictwa systemu teleinformatycznego spełniającego wymogi wskazane w rozporządzeniu (i wbrew nakazowi zamawiającego), a zamiast tego – przekazanie oferty pocztą elektroniczną,

2) przekazanie oferty w postaci niewłaściwego dokumentu elektronicznego (pliku o niewłaściwym formacie danych).”

Nawet jeśli oferta została przekazana w sposób oczywiście niezgodny z instrukcjami Zamawiającego, jeśli w trakcie otwarcia ofert, zapoznał się z nią – to musi zostać wskazana w informacji z otwarcia.

Trzeba tu też zaznaczyć, iż mimo braku obowiązku, wskazane jest, aby z informacji wynikało, iż dana oferta nie została prawidłowo przekazana Zamawiającemu.

Oferty złożone przez niezaproszonego wykonawcę

Jeśli oferta została złożona przez podmiot, który nie został zaproszony do jej złożenia, podlega ona odrzuceniu.

Jednakże nie pozbawia to jej przymiotu oferty (bo tylko ofertę można odrzucić), co jak we wszystkich poprzednich przypadkach powoduje, iż trzeba ją wykazać w informacji z otwarcia.